Pengadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan yang harus dilakukan oleh instansi pemerintah untuk memenuhi kebutuhan operasional dan program kerja mereka. Dalam proses pengadaan ini, pejabat pembuat komitmen (PPK) memiliki peran penting dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang akan menjadi dasar dalam proses lelang.
Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan perkiraan biaya yang dibutuhkan dalam pengadaan barang atau jasa. HPS menjadi penting karena dapat membantu PPK dalam menetapkan anggaran yang dibutuhkan dan juga dalam menentukan batas harga dalam proses lelang. Namun, menyusun HPS dapat menjadi hal yang rumit dan memakan waktu jika tidak dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan panduan praktis tentang cara menyusun HPS dengan contoh nyata.
Langkah Pertama: Kumpulkan Informasi
Langkah pertama dalam menyusun HPS adalah mengumpulkan informasi tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Informasi ini bisa didapatkan melalui studi kelayakan, konsultasi dengan pengguna barang atau jasa, atau melalui pengalaman dari pengadaan sebelumnya. Informasi yang harus dikumpulkan mencakup spesifikasi barang atau jasa, volume yang dibutuhkan, waktu pengiriman atau pelaksanaan, serta syarat dan ketentuan pengadaan.
Contoh: Misalnya, jika instansi pemerintah ingin membeli komputer untuk keperluan operasional, informasi yang dibutuhkan termasuk spesifikasi komputer yang diinginkan seperti prosesor, RAM, dan ruang penyimpanan. Selain itu, informasi tentang volume yang dibutuhkan, waktu pengiriman, dan syarat dan ketentuan pengadaan juga harus dikumpulkan.
Langkah Kedua: Hitung Biaya
Setelah mengumpulkan informasi, langkah selanjutnya adalah menghitung biaya untuk membeli barang atau jasa tersebut. Biaya yang harus diperhitungkan mencakup harga barang atau jasa, pajak, ongkos kirim, biaya instalasi atau pengiriman, dan biaya operasional atau perawatan.
Contoh: Jika instansi pemerintah ingin membeli 50 unit komputer dengan spesifikasi yang diinginkan, maka biaya yang harus diperhitungkan adalah harga 50 unit komputer ditambah pajak, ongkos kirim, biaya instalasi atau pengiriman, dan biaya operasional atau perawatan selama masa penggunaan.
Langkah Ketiga: Tentukan Faktor Pengali
Setelah menghitung biaya, langkah selanjutnya adalah menentukan faktor pengali. Faktor pengali adalah persentase yang digunakan untuk menghitung HPS. Faktor pengali biasanya berkisar antara 10% hingga 20% dari total biaya.
Contoh: Jika total biaya untuk membeli 50 unit komputer adalah 500 juta rupiah, maka faktor pengali yang digunakan adalah 15%. Dengan menggunakan faktor pengali 15%, HPS yang harus ditetapkan adalah sebesar 575 juta rupiah (total biaya ditambah 15%)
Langkah Keempat: Evaluasi dan Koreksi HPS
Setelah HPS ditetapkan, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi dan koreksi terhadap HPS yang sudah disusun. Evaluasi dilakukan untuk memastikan bahwa HPS sudah memenuhi semua persyaratan dan peraturan yang berlaku dalam proses pengadaan. Koreksi dilakukan jika terdapat kesalahan atau ketidaktepatan dalam perhitungan HPS.
Contoh: Jika setelah HPS ditetapkan, terdapat persyaratan baru yang harus dipenuhi atau peraturan yang berubah, maka perlu dilakukan evaluasi dan koreksi HPS. Misalnya, jika ada pajak baru yang harus dikenakan, maka HPS perlu dikoreksi sesuai dengan perubahan tersebut.
Langkah Kelima: Finalisasi HPS
Setelah melakukan evaluasi dan koreksi, langkah terakhir adalah finalisasi HPS. HPS yang sudah disusun dan dikoreksi akan menjadi dasar dalam proses lelang. Oleh karena itu, PPK harus memastikan bahwa HPS sudah disusun dengan benar dan memenuhi semua persyaratan dan peraturan yang berlaku.
Contoh: Setelah melakukan evaluasi dan koreksi, PPK memfinalisasi HPS untuk membeli 50 unit komputer dengan spesifikasi yang diinginkan sebesar 575 juta rupiah.
Kesimpulan
Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dapat menjadi hal yang rumit dan memakan waktu jika tidak dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, PPK harus melakukan langkah-langkah yang tepat dalam menyusun HPS untuk memastikan bahwa HPS sudah memenuhi semua persyaratan dan peraturan yang berlaku dalam proses pengadaan. Dengan mengikuti panduan praktis ini dan contoh nyata yang telah disajikan, PPK dapat menyusun HPS dengan lebih mudah dan akurat.