Apa Saja Tanggung Jawab Baru Pejabat Pengadaan?

Pendahuluan

Perpres 46/2025 memberikan perubahan signifikan terhadap peran dan tanggung jawab berbagai pejabat dalam siklus pengadaan barang/jasa pemerintah. Di samping tugas administratif dan anggaran yang sudah ada, kini muncul kewajiban baru-mulai dari digitalisasi proses, alokasi anggaran khusus untuk UMKM, hingga mekanisme penilaian kinerja penyedia. Artikel ini akan menguraikan secara terstruktur apa saja tanggung jawab baru yang dibebankan kepada Pejabat Pengadaan, mencakup Pengguna Anggaran (PA), Kuasa PA (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan), hingga Unit Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) dan personel pendukung.

1. Tanggung Jawab Baru Pengguna Anggaran (PA)

  1. Penetapan Penunjukan Langsung Program Prioritas
    PA kini dapat menetapkan penunjukan langsung penyedia untuk pelaksanaan program prioritas pemerintah, bantuan pemerintah, atau arahan Presiden. Sebelumnya, PA terikat penuh pada prosedur lelang terbuka; dengan perubahan ini, PA harus menyiapkan dokumen alasan rasional dan memastikan bukti urgensi diunggah ke sistem e‑Pengadaan sebagai bentuk akuntabilitas.
  2. Pengawasan Indeks Kepatuhan PDN/UMKM
    PA bertanggung jawab memonitor capaian minimal 40% alokasi anggaran untuk produk UMKM/koperasi dalam negeri. Hasil pengukuran ini masuk dalam Indeks Kepatuhan PDN yang dilaporkan secara berkala oleh LKPP, dan menjadi bahan evaluasi kinerja instansi.
  3. Persetujuan Digital Anggaran dan Kontrak
    Seluruh persetujuan anggaran, penetapan metode pengadaan, serta revisi nilai kontrak yang melebihi batas tertentu (misalnya >10% dalam kondisi darurat) harus dilakukan melalui sistem elektronik. PA wajib memastikan tanda tangan elektroniknya aktif dan memeriksa jejak audit (audit trail) sebelum menetapkan keputusan.

2. Tanggung Jawab Baru Kuasa PA (KPA)

  1. Fleksibilitas Metode dan Jenis Kontrak
    KPA kini dapat menyesuaikan metode pengadaan dan jenis kontrak ketika menghadapi kondisi “kekosongan hukum” atau “stagnasi pemerintahan”-misalnya saat terjadi transisi kepemimpinan atau keadaan darurat bencana. Sebelumnya, KPA harus mengikuti prosedur standar tanpa pengecualian; kini KPA dapat memilih kontrak berbasis kinerja atau supply by owner jika diperlukan, dengan tetap mendokumentasikan dasar pertimbangan setiap penyesuaian.
  2. Merangkap Sebagai PPK
    Apabila KPA memiliki sertifikat kompetensi PBJ dan pemahaman memadai tentang tugas PPK, KPA dapat merangkap sebagai Pejabat Pembuat Komitmen untuk percepatan proses. Namun, jika belum bersertifikat, KPA wajib mengikuti pelatihan dan lulus ujian sertifikasi PBJ sebelum dapat memegang kewenangan ganda ini.
  3. Monitoring Pelaksanaan Kontrak dalam Sistem E‑Pengadaan
    Setelah menetapkan metode atau jenis kontrak khusus, KPA harus memantau progres pelaksanaan melalui dashboard e‑Kontrak. KPA memastikan bahwa setiap perubahan nilai kontrak, penyaluran uang muka, hingga pelaporan kemajuan tercatat dalam platform digital sehingga mempermudah proses audit.

3. Tanggung Jawab Baru Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

  1. Sertifikasi Kompetensi PBJ Sesuai Tipologi
    Sebelum menandatangani kontrak apa pun, PPK wajib memiliki sertifikat kompetensi PBJ sesuai tipologi pekerjaan (konstruksi, barang, jasa konsultansi, atau jasa lainnya). Jika belum bersertifikat, PPK tidak dapat melakukan pengikatan kontrak, dan instansi harus menunda penunjukan hingga sertifikat diterbitkan.
  2. Alokasi Minimal 40% ke Produk UMKM/Koperasi dalam Negeri
    PPK bertanggung jawab memasukkan ketentuan alokasi setidaknya 40% anggaran barang/jasa bagi produk UMKM/koperasi yang diproduksi di dalam negeri. Ketentuan ini harus tercantum dalam HPS (Harga Perkiraan Sendiri) dan RKS (Rencana Kerja dan Syarat), serta diverifikasi secara berkala untuk memastikan target capaian.
  3. Input dan Pengendalian E‑Kontrak
    Setelah kontrak ditandatangani, PPK wajib mengunggah seluruh dokumen kontrak ke dalam aplikasi e‑Kontrak, memantau jadwal milestone, dan melaporkan setiap perubahan nilai kontrak. Jejak audit digital ini menjadi dasar penilaian kepatuhan dan memudahkan verifikasi saat audit internal maupun eksternal.
  4. Penilaian Kinerja Penyedia
    Setelah pekerjaan selesai, PPK harus menjalankan mekanisme evaluasi kinerja penyedia menurut kriteria: kualitas pekerjaan, ketepatan waktu, dan kepatuhan kontrak. Nilai hasil penilaian diinput ke sistem e‑Pengadaan-yang selanjutnya memengaruhi reputasi penyedia ketika mengikuti tender berikutnya.

4. Tanggung Jawab Baru Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja Pemilihan)

  1. Pelaksanaan E‑Purchasing Non‑Pembelian Langsung (Mini‑Kompetisi)
    Untuk pengadaan di bawah batas nilai lelang (Rp 200 juta untuk non‑konstruksi, Rp 400 juta untuk konstruksi), Pokja Pemilihan kini wajib menyelenggarakan mini‑kompetisi digital melalui e‑Purchasing. Pokja memanggil setidaknya tiga penyedia terdaftar untuk bersaing harga secara online, sehingga tetap ada prinsip persaingan terbuka meski nilainya di bawah batas lelang.
  2. Pengawasan Proses Penawaran Digital
    Pokja harus memastikan fair play dalam mini‑kompetisi: setiap penawaran diterima sebelum batas waktu, tidak ada indikator identitas penyedia dalam format penawaran, dan hasil seleksi diumumkan langsung di platform. Laporan hasil mini‑kompetisi diunggah sebagai berita acara digital yang dapat diakses publik.
  3. Penyusunan Berita Acara dan Dokumentasi Digital
    Seluruh proses, mulai dari undangan penawaran, pembukaan penawaran, hingga penetapan pemenang, harus didokumentasikan dalam bentuk berita acara elektronik. Dokumen tersebut memastikan jejak audit (audit trail) yang lengkap jika terjadi perselisihan atau audit selanjutnya.

5. Tanggung Jawab Baru UKPBJ dan Personel Pendukung

  1. Pembentukan dan Standarisasi Kompetensi UKPBJ
    Setiap instansi-termasuk pemerintah desa-diharuskan membentuk Unit Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ). Kepala UKPBJ dan personel inti harus memenuhi standar kompetensi jabatan: teknik PBJ, manajemen kontrak, dan digitalisasi pengadaan.
  2. Pendampingan Personel Non‑Sertifikat
    Personel pendukung yang belum bersertifikat dapat membantu PPK dan KPA dalam perencanaan, manajemen kontrak, dan penyusunan data e‑Katalog, namun tidak diperkenankan melakukan pengikatan kontrak atau menandatangani dokumen. Mereka juga berhak menerima penghargaan atas kontribusi, meski tidak memegang kewenangan final.
  3. Penyusunan dan Pembaruan SOP Internal
    UKPBJ wajib membuat dan memperbarui SOP (Standard Operating Procedure) terkait tata laksana: pendaftaran penyedia e‑Katalog, e‑Purchasing, e‑Kontrak, dan alokasi kuota UMKM. SOP ini harus tersedia dalam bentuk digital agar personel di level unit kerja (termasuk desa) dapat mengaksesnya dengan mudah.

6. Tanggung Jawab Pengawasan dan Akuntabilitas Digital

  1. Penerapan Jejak Audit Elektronik (Audit Trail)
    Seluruh dokumen pengadaan-mulai RUP, HPS, e‑Purchasing, e‑Kontrak, hingga laporan kinerja penyedia-harus dicatat dalam platform e‑Pengadaan. Audit trail ini memudahkan pengawasan, karena setiap perubahan data, persetujuan, dan dokumen pendukung dapat ditelusuri kapan saja.
  2. Mekanisme Pengaduan Masyarakat
    Jika ada dugaan penyimpangan, masyarakat dapat melaporkan melalui Layanan Pengaduan PBJ yang tersedia online. Pengaduan awal ditangani secara administratif oleh instansi terkait sebelum dapat dibawa ke ranah pengadilan, sehingga penyelesaian menjadi lebih cepat dan terstruktur.
  3. Jaminan Pelaksanaan
    Untuk kontrak barang, konstruksi, atau jasa lain dengan nilai ≥ Rp 200 juta, PPK wajib meminta jaminan pelaksanaan dari penyedia. Jaminan ini berfungsi sebagai proteksi finansial dan memastikan pihak penyedia bertanggung jawab atas kegagalan kinerja.
  4. Mekanisme Penghargaan dan Sanksi
    Instansi dengan capaian Indeks Kepatuhan PDN/UMKM terbaik akan memperoleh penghargaan, sedangkan yang gagal memenuhi target dialokasikan sanksi administratif tertulis hingga sanksi disipliner. PA/KPA/PPK/Pejabat Pengadaan/Pokja yang terbukti lalai dapat dikenai sanksi sesuai tingkat pelanggaran.

7. Tantangan dan Persiapan Menghadapi Tugas Baru

  1. Keterbatasan Literasi Digital di Daerah
    Banyak instansi, terutama di desa, belum sepenuhnya familiar dengan aplikasi e‑Purchasing dan e‑Kontrak. Solusinya:

    • Adakan bimtek (bimbingan teknis) secara berkala, agar pejabat di daerah memahami alur dan interface platform.
    • Sediakan panduan video tutorial singkat untuk setiap modul (e‑Katalog, e‑Purchasing, e‑Kontrak).
  2. Peningkatan Kapasitas Kompetensi Pejabat
    Sertifikasi PBJ kini wajib-PPK, serta KPA yang ingin merangkap PPK, harus mengikuti pelatihan dan lulus ujian. Langkah persiapan:

    • Buat jadwal terstruktur untuk pelatihan sertifikasi, dengan target penyelesaian sebelum masa transisi 6 bulan habis.
    • Alokasikan anggaran pelatihan di awal tahun anggaran agar tidak terkendala dana.
  3. Penyesuaian Prosedur Internal dan SOP
    Dengan munculnya kewajiban alokasi UMKM, e‑Purchasing wajib, dan e‑Kontrak, setiap instansi harus:

    • Meninjau ulang SOP lama dan menambah bab baru tentang digitalisasi pengadaan serta kuota UMKM.
    • Melibatkan Pokja Pemilihan dan tim IT dalam proses pembuatan SOP agar selaras dengan implementasi teknis platform.
  4. Membangun Infrastruktur TI yang Memadai
    Koneksi internet stabil dan perangkat keras (komputer, server) memadai merupakan syarat mutlak untuk menjalankan sistem e‑Pengadaan. Rekomendasi:

    • Kerja sama dengan penyedia layanan internet agar instansi perdesaan memiliki akses minimum 2 Mbps.
    • Siapkan cadangan daya (UPS) dan rencana pemulihan bencana TI agar sistem tetap berjalan saat terjadi gangguan.

8. Studi Kasus Singkat: Peran Pejabat Pengadaan dalam Penanganan Bencana

Untuk melihat gambaran nyata bagaimana tanggung jawab baru ini bekerja, bayangkan kasus bencana banjir:

  1. PA Menetapkan Penunjukan Langsung
    PA daerah menetapkan penunjukan langsung penyedia pompa air dan tenda darurat karena kebutuhan sangat mendesak. Dokumen alasan urgensi diunggah ke e‑Pengadaan sebagai bukti.
  2. KPA Menyesuaikan Jenis Kontrak
    KPA, yang bersertifikat PBJ, memilih kontrak berbasis kinerja untuk jasa instalasi pompa air-penyedia wajib melaporkan volume air yang berhasil dipompa setiap hari melalui dashboard digital.
  3. PPK Menginput E‑Kontrak dan Menilai Kinerja
    PPK mengunggah dokumen kontrak, melacak milestone pemasangan, dan setelah pekerjaan selesai, menilai kinerja penyedia-apakah pekerjaan selesai tepat waktu dan sesuai spesifikasi.
  4. Pokja Pemilihan Menyelenggarakan Mini‑Kompetisi untuk Konstruksi Ringan
    Untuk perbaikan jalan desa yang rusak akibat banjir, Pokja memanggil tiga kontraktor lokal dalam e‑Purchasing-seluruh proses penawaran dan penetapan pemenang berlangsung secara daring.
  5. UKPBJ Memastikan Jejak Audit dan Penanganan Pengaduan
    Unit UKPBJ memonitor audit trail, memastikan setiap tanda tangan dan perubahan nilai kontrak tercatat. Jika ada dugaan kartel harga tenda, masyarakat melaporkannya melalui Layanan Pengaduan PBJ, dan UKPBJ menindaklanjuti secara administratif.

9. Kesimpulan

Perpres 46/2025 menambahkan banyak tanggung jawab baru bagi Pejabat Pengadaan-PA, KPA, PPK, Pokja Pemilihan, UKPBJ, dan personel pendukung. Mereka harus:

  • Memprioritaskan UMKM/koperasi dalam negeri (alokasi 40%),
  • Menggunakan e‑Purchasing (mini‑kompetisi) dan e‑Kontrak,
  • Memantau Indeks Kepatuhan PDN,
  • Menjalankan penilaian kinerja penyedia,
  • Mengelola jaminan pelaksanaan untuk kontrak ≥ Rp 200 juta,
  • Menangani pengaduan masyarakat secara digital.

Semua langkah ini diharapkan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengadaan publik, sambil memberdayakan ekonomi lokal. Tugas baru ini memang menuntut perubahan mindset, kemampuan digital, dan peningkatan kompetensi-namun dengan persiapan matang, setiap pejabat pengadaan dapat menjalankannya untuk mendukung tujuan pembangunan nasional yang lebih cepat dan berkelanjutan.

Tulisan Terkait