Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen dasar yang menentukan arah sebuah pengadaan. Dari KAK inilah kebutuhan dijelaskan, ruang lingkup kerja dirinci, target kinerja disusun, hingga standar kualitas ditentukan. Tanpa KAK yang jelas dan realistis, pengadaan akan berjalan tanpa kendali. Penyedia bingung, panitia kesulitan mengevaluasi, dan hasil pekerjaan berpotensi jauh dari harapan.
KAK yang baik bukanlah yang panjang dan rumit, tetapi yang menggambarkan kebutuhan secara tepat, efisien, dan dapat dipahami semua pihak. KAK adalah jembatan antara pengguna, panitia, dan penyedia. Karena itu, penyusunannya membutuhkan pemahaman yang kuat tentang kebutuhan lapangan dan kemampuan pasar.
Tulisan ini membahas bagaimana menyusun KAK yang efisien, realistis, dan dapat menjadi pedoman kerja yang efektif dalam proses tender maupun pelaksanaan kontrak.
Mengapa KAK Harus Efisien dan Realistis?
KAK bukan sekadar syarat administrasi. Dokumen ini adalah dasar dari keseluruhan proses pengadaan. Jika KAK terlalu rumit, penyedia akan kesulitan menyiapkan penawaran. Jika terlalu sederhana, panitia tidak memiliki dasar evaluasi yang kuat. Jika tidak realistis, proyek akan sulit berjalan sesuai waktu dan anggaran.
Efisien berarti KAK fokus pada inti kebutuhan dan ditulis secara ringkas namun lengkap. Realistis berarti kebutuhan yang dicantumkan dapat dicapai dalam batasan waktu, anggaran, serta kondisi pasar. KAK yang efisien dan realistis membuat pengadaan lebih mudah dikelola, lebih cepat dilaksanakan, dan hasilnya lebih berkualitas.
Karena itu, menyusun KAK bukan soal banyaknya halaman, tetapi kejelasan dan ketepatannya.
Memahami Kebutuhan Secara Mendalam Sebelum Menulis KAK
Setiap KAK yang baik selalu diawali dengan pemahaman kebutuhan yang utuh. Kebutuhan tersebut berasal dari pengguna akhir, bukan sekadar asumsi panitia. Pengguna sering kali memiliki informasi penting mengenai konteks pekerjaan, kondisi operasional, dan standar kualitas yang dibutuhkan.
Untuk memahami kebutuhan, penyusun KAK harus mengajukan sejumlah pertanyaan: Apa tujuan pekerjaan ini? Masalah apa yang ingin diselesaikan? Siapa yang akan menggunakan hasilnya? Berapa tingkat kualitas minimum yang dibutuhkan? Berapa lama pekerjaan harus diselesaikan? Tanpa menjawab pertanyaan tersebut, KAK akan kehilangan arah.
Saat pemahaman kebutuhan matang, penulisan KAK menjadi jauh lebih mudah dan terarah.
Menyusun Ruang Lingkup Pekerjaan dengan Jelas dan Terukur
Ruang lingkup adalah inti dari KAK. Bagian ini harus menjelaskan apa saja yang akan dilakukan penyedia dan apa hasil akhirnya. Ruang lingkup yang terlalu luas atau kabur akan menjadi masalah besar pada masa kontrak. Sebaliknya, ruang lingkup yang terlalu sempit dapat membuat hasil pekerjaan tidak mencukupi.
Ruang lingkup yang baik mencantumkan kegiatan utama, target kerja, serta batasan yang jelas. Misalnya pada pengadaan jasa konsultan, ruang lingkup harus menjelaskan output yang harus dihasilkan, jadwal kerja, metode pelaksanaan, dan ruang lingkup analisis. Pada pengadaan barang, ruang lingkup berisi detail komponen yang harus disediakan, standar mutu, dan layanan pendukung seperti garansi.
Semakin terukur ruang lingkupnya, semakin mudah penyedia memahami apa yang akan mereka kerjakan dan semakin mudah panitia mengevaluasi penawaran.
Menentukan Spesifikasi Teknis Tanpa Berlebihan
Spesifikasi teknis adalah bagian penting dalam KAK, tetapi harus ditetapkan secara proporsional. Spesifikasi tidak boleh terlalu detail hingga mengarah ke satu merek tertentu, tetapi juga tidak boleh terlalu umum sehingga kualitas tidak terjamin.
Spesifikasi teknis yang ideal adalah yang dapat dijelaskan dengan parameter objektif. Misalnya kapasitas, ukuran, daya tahan, standar kualitas, atau tingkat layanan. Hindari syarat yang berlebihan atau tidak relevan yang hanya akan mempersempit kompetisi.
Spesifikasi teknis juga harus selaras dengan anggaran yang tersedia. Tidak realistis jika meminta standar premium sementara anggaran sangat rendah. Inilah pentingnya menyelaraskan kebutuhan, realitas pasar, dan kemampuan anggaran.
Memastikan Kesesuaian Antara KAK dan Anggaran
Setiap KAK harus realistis terhadap anggaran. Tidak ada gunanya merancang pekerjaan yang besar jika anggaran tidak mampu mendukungnya. Karena itu, penyusun KAK harus melakukan estimasi kebutuhan biaya sejak awal.
Estimasi dapat dilakukan dengan membandingkan informasi harga pasar, referensi pengadaan sejenis, atau standar biaya pemerintah. Dengan menghubungkan KAK dengan anggaran, penyusun dapat menyesuaikan ruang lingkup, spesifikasi, atau target pekerjaan agar lebih masuk akal.
Kesesuaian ini juga menghindari revisi di tengah jalan yang sering menghambat pengadaan. KAK yang sesuai anggaran mengarahkan tender berjalan lancar hingga selesai.
Menyusun Output dan Deliverables Secara Nyata
KAK yang baik harus berorientasi hasil, bukan hanya aktivitas. Karena itu, output dan deliverables harus dijelaskan secara konkret. Misalnya pada proyek pelatihan, deliverables bisa berupa modul pelatihan, daftar hadir, materi presentasi, dan laporan evaluasi. Pada pengadaan studi, deliverables bisa berupa laporan pendahuluan, laporan antara, dan laporan akhir.
Dengan mendefinisikan output secara jelas, penyedia mengetahui apa yang harus mereka serahkan, dan panitia memiliki dasar kuat untuk menilai kemajuan pekerjaan. Ini juga membantu saat penyusunan jadwal kerja dan mekanisme pembayaran.
Output yang jelas adalah fondasi pengendalian kualitas dalam kontrak.
Menyusun Jadwal Pelaksanaan yang Realistis
Jadwal dalam KAK sering kali terlalu optimis, padahal di lapangan banyak faktor yang mempengaruhi waktu. Jadwal harus mempertimbangkan kapasitas penyedia, kondisi geografis, tingkat kompleksitas pekerjaan, dan ketersediaan data.
Jadwal yang realistis membuat penyedia dapat merencanakan sumber daya dengan baik dan meminimalkan risiko keterlambatan. Susun jadwal dalam bentuk tahapan-tahapan yang logis. Jika pekerjaan terdiri dari banyak komponen, jadwal harus mencerminkan alur kerja yang masuk akal.
Jadwal yang terlalu singkat atau tidak logis sering kali menyebabkan addendum, revisi kontrak, atau dispute di kemudian hari. Itulah pentingnya menyusun jadwal yang realistis sejak awal.
Menetapkan Standar Kinerja yang Dapat Diukur
Standar kinerja adalah ukuran keberhasilan pekerjaan. Tanpa standar ini, panitia akan kesulitan menentukan apakah pekerjaan telah memenuhi harapan. Standar kinerja dapat berupa indikator kualitas, kuantitas, ketepatan waktu, maupun kepuasan pengguna.
Indikator harus dapat diukur dan objektif. Misalnya tingkat ketepatan data, durasi penyelesaian, tingkat error, atau tingkat kualitas produk. Hindari standar yang bersifat umum seperti “harus baik”, “harus memadai”, atau “harus profesional”. Istilah tersebut tidak memiliki ukuran yang jelas dan dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.
Dengan indikator yang terukur, evaluasi pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih akuntabel.
Mengidentifikasi Risiko dan Strategi Mitigasinya
Setiap pekerjaan memiliki risiko. Dalam KAK, risiko tersebut harus diidentifikasi sejak awal agar penyedia dapat mengantisipasi dan panitia dapat mempersiapkan langkah mitigasi. Risiko dapat berasal dari sumber daya manusia, kondisi lokasi, cuaca, perizinan, atau kesiapan data.
Selain mengidentifikasi risiko, KAK yang baik juga memberikan gambaran pendekatan mitigasi. Misalnya mitigasi risiko keterlambatan data, gangguan akses lokasi, atau risiko teknis lain. Dengan mencantumkan risiko, KAK menjadi lebih realistis dan tidak menutup mata terhadap kondisi lapangan.
Ini membantu menciptakan ekspektasi yang proporsional antara penyedia dan panitia.
Memastikan Konsistensi antara KAK, Spesifikasi, dan Dokumen Tender
Salah satu masalah umum dalam tender adalah ketidakkonsistenan antara KAK, spesifikasi teknis, dan dokumen pemilihan. Misalnya KAK menyebut tiga deliverables, tetapi dokumen tender menyebut empat. Atau spesifikasi teknis berbeda antara dokumen KAK dan lembar data pemilihan.
Inkonsistensi seperti ini membingungkan penyedia dan berpotensi menimbulkan sengketa. Karena itu, penyusunan KAK harus memastikan bahwa seluruh isi dokumen selaras dan terhubung dengan dokumen tender lainnya. Konsistensi membuat tender berjalan lebih mulus dan meminimalkan pertanyaan atau sanggahan.
Melibatkan Pengguna Akhir dan Tim Teknis dalam Penyusunan KAK
Pengguna akhir dan tim teknis memiliki pengetahuan langsung tentang kebutuhan dan kondisi lapangan. Tanpa masukan dari mereka, KAK sering kali tidak akurat atau tidak realistis. Melibatkan pengguna sejak awal akan menghasilkan dokumen yang sesuai kebutuhan dan menghindari revisi yang tidak perlu.
Tim teknis juga sangat penting terutama dalam hal spesifikasi, standar mutu, serta risiko teknis. Mereka dapat memberikan panduan mengenai teknologi yang sesuai, standar yang berlaku, atau metode kerja terbaik.
Dengan kolaborasi lintas pihak, KAK menjadi jauh lebih kuat dan relevan.
Menghindari Plagiarisme KAK Lama yang Tidak Sesuai Lagi
Banyak KAK yang dibuat hanya dengan menyalin dokumen lama tanpa mempertimbangkan kondisi terbaru. Padahal kebutuhan, teknologi, dan harga pasar terus berubah. Menyalin KAK lama sering mengakibatkan spesifikasi tidak relevan, jadwal tidak masuk akal, atau standar tidak sesuai perkembangan.
KAK harus selalu disusun berdasarkan kebutuhan aktual dan data terbaru. Dokumen lama boleh dijadikan referensi, tetapi tidak boleh digunakan tanpa penyesuaian. Dengan pendekatan ini, KAK menjadi lebih tajam dan benar-benar mencerminkan kebutuhan saat ini.
Menulis KAK dengan Bahasa Sederhana dan Mudah Dipahami
Bahasa KAK harus lugas, jelas, dan tidak teknis berlebihan. Hindari kalimat panjang yang membingungkan atau istilah teknis tanpa penjelasan. Dokumen yang baik adalah dokumen yang dapat dipahami tidak hanya oleh ahli teknis, tetapi juga penyedia, panitia, auditor, dan pihak lain yang berkepentingan.
Bahasa yang sederhana membantu mengurangi kesalahan interpretasi dan mempercepat pemahaman peserta tender. Semakin mudah dipahami, semakin baik kualitas dokumen.
Menguji KAK Sebelum Digunakan dalam Tender
Sebelum KAK diumumkan dalam tender, lakukan uji internal untuk memastikan bahwa dokumen tersebut lengkap, logis, dan dapat dilaksanakan. Uji ini dapat berupa review rekan sejawat, diskusi teknis, atau simulasi penawaran sederhana. Tujuannya adalah memastikan tidak ada bagian yang membingungkan, ambigu, atau tidak realistis.
Dengan uji ini, panitia dapat mendeteksi kelemahan sejak awal dan melakukan perbaikan sebelum dokumen dilempar ke publik. KAK yang diuji dengan baik akan menghasilkan tender yang lebih lancar.
Menyadari bahwa KAK adalah Dasar Kontrak
Pada akhirnya, KAK bukan hanya dokumen tender, tetapi juga dasar kontrak yang akan digunakan sepanjang pelaksanaan pekerjaan. Apa yang tertulis di dalamnya akan menjadi rujukan utama ketika terjadi dispute. Karena itu, KAK harus ditulis dengan penuh kehati-hatian. Semua kegiatan, output, standar, jadwal, dan tanggung jawab harus tertulis jelas.
KAK yang kuat melindungi panitia dan penyedia. Ia mengurangi potensi perselisihan dan memberikan landasan hukum yang kokoh.