Dalam setiap kegiatan pengadaan barang dan jasa, penyusunan kontrak merupakan tahap yang sangat krusial. Kontrak menjadi dasar hukum hubungan antara pihak pengguna dan penyedia, menentukan hak, kewajiban, serta mekanisme penyelesaian sengketa. Namun sering kali, banyak organisasi menandatangani kontrak tanpa melalui proses pemeriksaan hukum yang memadai. Akibatnya, muncul berbagai permasalahan di kemudian hari—mulai dari perselisihan tafsir, pelaksanaan yang tidak sesuai, hingga kerugian finansial akibat klausul yang tidak berpihak pada kepentingan lembaga. Di sinilah pentingnya legal review memainkan peran vital dalam memastikan kontrak benar-benar aman, sah, dan mengikat secara hukum.
Legal review bukan sekadar formalitas atau kegiatan administratif, tetapi merupakan upaya preventif untuk meminimalkan risiko hukum yang mungkin timbul dari isi kontrak. Melalui proses ini, semua ketentuan, pasal, dan klausul dalam dokumen diperiksa dengan cermat agar tidak ada celah yang merugikan salah satu pihak. Artikel ini akan menjelaskan secara rinci apa itu legal review, mengapa hal ini sangat penting, siapa yang harus melakukannya, serta bagaimana praktik terbaik penerapannya dalam konteks pengadaan barang dan jasa.
Apa Itu Legal Review?
Legal review adalah proses pemeriksaan atau analisis hukum terhadap dokumen kontrak untuk memastikan bahwa seluruh isinya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, tidak menimbulkan potensi pelanggaran hukum, dan melindungi kepentingan para pihak. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap kata dalam kontrak memiliki makna hukum yang tepat, tidak ambigu, dan tidak menimbulkan tafsir ganda.
Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, legal review biasanya dilakukan oleh bagian hukum, pejabat pengadaan, atau konsultan hukum yang memiliki keahlian dalam aspek kontraktual. Hasil dari legal review biasanya berupa catatan, saran perbaikan, atau rekomendasi revisi pasal-pasal tertentu. Semua masukan tersebut kemudian digunakan untuk menyempurnakan draf kontrak sebelum ditandatangani oleh para pihak.
Legal review yang baik tidak hanya memeriksa kesesuaian dengan hukum positif, tetapi juga mempertimbangkan prinsip-prinsip keadilan, proporsionalitas, dan keseimbangan hak serta kewajiban. Dengan demikian, kontrak tidak hanya sah secara hukum tetapi juga adil dan realistis untuk dilaksanakan.
Mengapa Legal Review Sangat Penting?
Banyak instansi atau panitia pengadaan menyepelekan proses legal review karena dianggap memperlambat proses penandatanganan kontrak. Padahal, kegagalan dalam melakukan pemeriksaan hukum justru bisa menimbulkan masalah yang jauh lebih besar dan kompleks. Ada beberapa alasan mengapa legal review menjadi sangat penting.
Pertama, kontrak adalah dasar hukum yang mengikat. Sekali ditandatangani, semua isi di dalamnya memiliki kekuatan hukum penuh. Jika ada pasal yang tidak jelas atau merugikan, tidak bisa begitu saja diubah setelah kontrak berlaku. Legal review memastikan isi kontrak sudah benar sejak awal.
Kedua, kontrak sering kali menjadi rujukan utama saat terjadi sengketa. Ketika salah satu pihak merasa dirugikan, penyelesaian biasanya mengacu pada isi kontrak. Jika dokumen kontrak disusun tanpa kajian hukum, bisa jadi posisi lembaga menjadi lemah saat menghadapi permasalahan hukum.
Ketiga, legal review membantu mengidentifikasi risiko tersembunyi. Banyak risiko tidak muncul di permukaan—seperti pasal denda yang tidak seimbang, ketentuan pemutusan kontrak yang berat sebelah, atau klausul yang meniadakan tanggung jawab penyedia. Semua itu bisa menimbulkan dampak serius bila tidak ditangani sejak awal.
Keempat, legal review berfungsi melindungi reputasi lembaga. Pengadaan yang bermasalah karena kontrak yang tidak solid bisa mencoreng kepercayaan publik dan lembaga pengawas. Dengan memastikan setiap kontrak telah direviu secara hukum, lembaga menunjukkan komitmen pada transparansi dan akuntabilitas.
Siapa yang Harus Melakukan Legal Review?
Idealnya, legal review dilakukan oleh pihak yang memiliki kompetensi dan kewenangan dalam bidang hukum. Dalam organisasi pemerintah, bagian hukum atau biro hukum memiliki peran utama dalam melakukan review terhadap kontrak. Namun dalam praktiknya, pejabat pembuat komitmen (PPK) atau pejabat pengadaan juga memiliki tanggung jawab untuk memastikan kontrak yang akan ditandatangani telah sesuai secara hukum.
Jika lembaga tidak memiliki tenaga hukum internal yang memadai, maka dapat menggunakan jasa konsultan hukum eksternal. Yang terpenting, pihak yang melakukan legal review harus memahami substansi kegiatan pengadaan, termasuk ruang lingkup pekerjaan, risiko teknis, serta ketentuan hukum yang berlaku dalam sektor terkait.
Selain itu, kolaborasi antara tim hukum dan tim teknis juga sangat diperlukan. Tim hukum mungkin memahami aspek legalitas, tetapi belum tentu menguasai detail teknis pekerjaan. Sebaliknya, tim teknis memahami kebutuhan dan lingkup pekerjaan, tetapi tidak selalu paham konsekuensi hukum dari setiap pasal. Sinergi antara keduanya memastikan hasil review lebih komprehensif dan kuat.
Aspek yang Diperiksa dalam Legal Review
Proses legal review tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa aspek utama yang perlu diperiksa secara sistematis agar hasilnya menyeluruh dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pertama, aspek legalitas dan dasar hukum. Kontrak harus sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, terutama Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, peraturan turunan LKPP, serta hukum perdata terkait perjanjian. Tidak boleh ada pasal yang bertentangan dengan hukum positif.
Kedua, aspek kesetaraan hak dan kewajiban. Kontrak yang sehat harus mencerminkan keseimbangan antara kedua belah pihak. Jika kontrak terlalu berat sebelah, misalnya seluruh tanggung jawab dibebankan pada penyedia tanpa adanya tanggung jawab dari pihak pengguna, maka hal itu berpotensi menimbulkan konflik di kemudian hari.
Ketiga, aspek kejelasan klausul. Setiap pasal dalam kontrak harus ditulis secara jelas dan tidak menimbulkan multitafsir. Kata-kata seperti “sewajarnya”, “bila diperlukan”, atau “dalam waktu yang dianggap cukup” sering kali membuka ruang tafsir berbeda. Legal review membantu mengidentifikasi kata-kata ambigu tersebut untuk kemudian diperjelas.
Keempat, aspek mekanisme penyelesaian sengketa. Legal review memastikan bahwa ketentuan mengenai penyelesaian sengketa diatur dengan benar, baik melalui musyawarah, mediasi, arbitrase, maupun pengadilan. Pemilihan forum penyelesaian sengketa ini penting karena berdampak pada waktu dan biaya penyelesaian masalah jika terjadi perselisihan.
Kelima, aspek jaminan dan sanksi. Pasal tentang jaminan pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, serta ketentuan denda keterlambatan harus diperiksa dengan cermat. Legal review memastikan bahwa ketentuan ini tidak hanya sesuai aturan, tetapi juga realistis untuk diterapkan.
Keenam, aspek masa berlaku dan perubahan kontrak. Legal review perlu memastikan bahwa masa kontrak sudah sesuai dengan waktu pelaksanaan pekerjaan, dan ada ketentuan yang mengatur bagaimana perubahan kontrak dapat dilakukan secara sah. Ini penting untuk menghindari pelanggaran prinsip transparansi dan akuntabilitas.
Risiko Jika Legal Review Tidak Dilakukan
Kegagalan melakukan legal review dapat berakibat fatal. Banyak kasus pengadaan bermasalah berawal dari kontrak yang disusun tanpa pemeriksaan hukum. Risiko yang bisa muncul sangat beragam, mulai dari kerugian finansial, tuntutan hukum, hingga kerusakan reputasi lembaga.
Pertama, kontrak dapat dianggap cacat hukum karena tidak sesuai dengan ketentuan peraturan. Jika ditemukan pelanggaran terhadap aturan pengadaan, kontrak bisa dibatalkan oleh pihak berwenang, dan seluruh proses harus diulang dari awal.
Kedua, lembaga bisa kehilangan posisi tawar saat terjadi sengketa. Jika kontrak disusun dengan klausul yang lemah atau tidak lengkap, penyedia dapat memanfaatkan celah tersebut untuk menghindari tanggung jawab atau menolak klaim ganti rugi.
Ketiga, risiko finansial meningkat. Tanpa legal review, sering kali lembaga tidak menyadari adanya klausul yang merugikan, seperti pembayaran terlalu dini, denda yang tidak memadai, atau ketentuan force majeure yang tidak jelas. Semua ini dapat menyebabkan kerugian besar saat terjadi masalah di lapangan.
Keempat, reputasi lembaga bisa rusak. Kontrak bermasalah yang berujung pada sengketa hukum dapat menarik perhatian publik dan lembaga pengawas. Hal ini bisa menimbulkan persepsi bahwa lembaga tidak profesional atau tidak berhati-hati dalam mengelola proses pengadaan.
Langkah-Langkah Melakukan Legal Review yang Efektif
Agar legal review berjalan efektif, ada beberapa langkah yang dapat dijadikan panduan praktis.
Langkah pertama adalah memahami substansi pekerjaan. Sebelum menelaah isi kontrak, pihak yang melakukan legal review harus memahami jenis barang atau jasa yang diadakan, ruang lingkup, nilai pekerjaan, dan risiko utama yang mungkin timbul.
Langkah kedua adalah menganalisis dokumen kontrak secara menyeluruh. Setiap pasal harus dibaca dalam konteks keseluruhan dokumen, bukan secara terpisah. Kadang-kadang, makna sebuah pasal baru jelas ketika dikaitkan dengan pasal lain.
Langkah ketiga adalah membuat daftar temuan dan rekomendasi. Semua potensi masalah atau pasal yang berisiko harus dicatat dan diberikan rekomendasi perbaikan. Catatan ini nantinya menjadi bahan diskusi antara tim hukum, tim teknis, dan pihak penyedia.
Langkah keempat adalah melakukan klarifikasi dan revisi bersama. Setelah catatan disampaikan, panitia dan penyedia harus duduk bersama untuk menyepakati revisi kontrak. Ini penting agar kedua pihak memahami perubahan yang dilakukan dan menyetujui isi akhir kontrak secara sadar.
Langkah kelima adalah mendokumentasikan hasil legal review. Semua hasil pemeriksaan, notulensi rapat, dan versi final kontrak harus disimpan sebagai bukti proses. Dokumentasi ini penting untuk audit dan pembuktian jika ada permasalahan hukum di masa mendatang.
Legal Review Adalah Investasi Keamanan Hukum
Melakukan legal review bukanlah bentuk birokrasi tambahan, tetapi investasi jangka panjang bagi keamanan hukum lembaga. Kontrak yang telah melalui pemeriksaan hukum akan lebih kuat, jelas, dan melindungi kepentingan semua pihak. Proses ini juga menunjukkan profesionalisme dan komitmen lembaga terhadap tata kelola pengadaan yang baik.
Dalam dunia pengadaan yang semakin kompleks, di mana nilai kontrak besar dan risiko tinggi, legal review adalah pagar pengaman yang wajib ada sebelum setiap tanda tangan dilakukan. Satu pasal yang luput bisa membawa konsekuensi besar, tetapi satu kali review yang cermat bisa menyelamatkan organisasi dari kerugian dan konflik berkepanjangan.
