Harga Perkiraan Sendiri atau HPS adalah salah satu dokumen paling krusial dalam proses pengadaan proyek. Sayangnya, banyak proyek yang mengalami masalah serius karena HPS dibuat terburu-buru, tidak realistis, atau berdasarkan asumsi yang salah. Ketika HPS meleset dari realitas pasar atau tidak mencerminkan risiko proyek, konsekuensinya langsung terasa: tender bermasalah, kontrak sering renegosiasi, kualitas menurun, dan biaya melambung di tengah jalan. Artikel ini membahas berbagai kesalahan umum dalam menyusun HPS, menguraikan penyebabnya, menggambarkan dampak yang mungkin terjadi pada proyek, serta memberi panduan praktis dan langkah mitigasi agar HPS bisa menjadi dasar pengadaan yang kuat. Tulisan disajikan dengan bahasa sederhana dan gaya naratif deskriptif sehingga mudah dipahami oleh pejabat pengadaan, manajer proyek, konsultan, dan kontraktor.
Pengertian HPS
HPS adalah estimasi biaya yang disusun oleh pihak pemilik proyek atau pengelola pengadaan untuk menjadi acuan internal dan batas maksimal anggaran saat proses tender. HPS bukan sekadar angka; ia mencakup perhitungan komponen biaya, asumsi harga material, upah tenaga kerja, margin risiko, dan cadangan biaya tak terduga. Di banyak organisasi, HPS juga digunakan sebagai alat kontrol agar penawaran vendor yang masuk bisa dievaluasi wajar atau tidak. Namun HPS yang efektif memerlukan data yang baik dan proses validasi yang transparan. Jika HPS dibuat semata-mata sebagai angka target tanpa dasar analisis, maka fungsinya bermasalah karena tidak mampu menuntun keputusan yang berkelanjutan selama siklus proyek berlangsung.
Fungsi HPS dalam Pengadaan
Fungsi HPS meluas dari kontrol anggaran hingga manajemen risiko. Secara praktis, HPS membantu pemilik proyek memahami perkiraan biaya, menilai kewajaran penawaran, dan menyiapkan skenario pendanaan. HPS juga berperan saat melakukan klarifikasi dengan vendor dan menjadi dasar diskusi jika diperlukan negosiasi ulang atau perubahan ruang lingkup. Dalam banyak kasus, HPS yang disusun dengan baik mengurangi spekulasi dan mempercepat proses evaluasi tender karena memberikan tolok ukur yang tepercaya. Namun semua fungsi ini hanya berjalan bila HPS dibangun di atas data pasar aktual, input teknis yang realistis, dan pemikiran mengenai risiko yang mungkin muncul. Tanpa itu, HPS tidak lebih dari sekadar angka yang rentan dikalahkan oleh dinamika proyek di lapangan.
Underestimasi Biaya
Salah satu kesalahan paling sering adalah mengestimasi biaya terlalu rendah. Underestimasi biasanya terjadi karena optimisme berlebihan, tekanan untuk menekan anggaran, atau tidak memasukkan biaya tersembunyi seperti transportasi khusus, testing, atau upah lembur saat perlu percepatan. Ketika HPS terlalu kecil, penawaran vendor yang realistis akan terlihat mahal sehingga tender berisiko dimenangkan oleh pihak yang menawar sangat rendah namun tidak mampu mengeksekusi. Akibatnya proyek menghadapi perubahan pesanan yang banyak, renegosiasi, atau bahkan kontraktor menutup buku biaya dengan mengorbankan mutu. Kesalahan ini menunjukkan betapa bahaya ketika HPS dijadikan target politik anggaran daripada perkiraan teknis yang berdasar.
Mengabaikan Biaya Tidak Terduga
HPS yang baik selalu memasukkan cadangan untuk biaya tak terduga, namun banyak HPS di lapangan mengabaikannya. Biaya tak terduga bisa muncul dari cuaca ekstrem, perubahan regulasi, kendala akses lokasi, atau kebutuhan perbaikan kondisi tanah yang tidak terdeteksi. Mengabaikan cadangan membuat proyek rapuh terhadap variabilitas; ketika kejadian tak terduga terjadi, opsi yang tersisa biasanya menekan kualitas atau menambah biaya dari anggaran sendiri. Perilaku ini memperlihatkan kurangnya budaya mitigasi risiko dalam proses pengadaan. Menyusun HPS tanpa buffer realistis lebih menyerupai meramal daripada merencanakan, dan hasilnya sering kali adalah diskusi panjang tentang klaim, addendum, dan konflik kontraktual di kemudian hari.
Asumsi Harga Material Kadaluarsa
Pasar material konstruksi berubah cepat, dipengaruhi fluktuasi suplain, nilai tukar, dan kondisi global. Menyetel HPS berdasarkan harga lama atau tanpa pengecekan pasar terkini adalah jebakan umum. Bila HPS tidak update, perhitungan biaya material menjadi under or over estimate yang signifikan. Kesalahan ini tidak hanya memengaruhi jumlah keseluruhan, tetapi juga urutan prioritas anggaran—misalnya jika harga baja naik tajam, bagian struktur akan kekurangan dana sementara bagian lain terlihat cukup. Praktik baik menuntut survei pasar mendalam sebelum menetapkan HPS dan penggunaan indeks harga atau sumber valid yang bisa dijadikan rujukan saat proses pengadaan berlangsung.
Tidak Melibatkan Tim Teknis Sejak Awal
Banyak HPS disusun oleh tim pengadaan atau keuangan tanpa konsultasi teknis yang memadai. Akibatnya, asumsi teknis seperti metode konstruksi, tingkat toleransi, atau kebutuhan peralatan khusus sering diabaikan. Ketidakhadiran masukan teknis mengakibatkan HPS tidak realistis terhadap kondisi lapangan. Mengundang engineer, site manager, dan spesialis operasional dalam tahap perencanaan HPS membantu mengungkap kebutuhan nyata, potensi kendala, dan estimasi waktu yang lebih akurat. Kolaborasi lintas fungsi juga memperkaya penilaian risiko sehingga HPS menjadi alat yang legit dan dapat dipertanggungjawabkan saat evaluasi tender.
Menggunakan Data Historis Tanpa Penyesuaian
Memakai harga historis atau HPS proyek sebelumnya memang praktis, tetapi tanpa penyesuaian kontekstual hasilnya sering menyesatkan. Kondisi harga, teknologi, maupun konteks lokasi berbeda antara proyek lama dan saat ini. Mengcopy-paste angka tanpa menguji asumsi akan memunculkan gap besar ketika menghadapi realita pasar. Oleh karena itu data historis harus diperlakukan sebagai referensi awal yang perlu disesuaikan dengan indeks inflasi, perubahan regulasi, atau perbedaan skala proyek. Praktik ini memastikan HPS tetap relevan dan mengurangi risiko ketidaksesuaian yang berujung pada perdebatan di tahap pelaksanaan.
Tidak Memperhitungkan Waktu dan Dampak Jadwal
HPS sering fokus pada angka materi dan upah tanpa menyadari betapa besar pengaruh jadwal terhadap biaya. Proyek yang dipaksakan lebih cepat memerlukan tenaga lembur, percepatan pengiriman, dan biaya logistik yang lebih besar. Sebaliknya, proyek yang molor menghadapi biaya overhead tambahan. Mengabaikan durasi proyek dan potensi percepatan menyebabkan HPS gagal mencerminkan total biaya kepemilikan. Menghitung biaya terkait waktu berarti HPS harus memodelkan skenario normal, percepatan, dan keterlambatan serta memasukkan dampaknya ke dalam estimasi total sehingga keputusan pengadaan mempertimbangkan trade-off antara waktu dan biaya.
Kurang Jelaskan Ruang Lingkup
HPS yang disusun tanpa pemahaman ruang lingkup yang terperinci membuka peluang interpretasi berbeda antara pemilik proyek dan vendor. Ketidakjelasan ruang lingkup menyebabkan item yang dianggap inklusif bagi satu pihak justru dianggap tambahan bagi pihak lain. Hal ini memicu permintaan perubahan, klaim, dan waktu tambahan. Menetapkan ruang lingkup yang jelas, termasuk apa yang tidak termasuk, serta definisi teknis yang terukur membantu mengurangi ambiguitas. Deskripsi yang rinci juga memudahkan vendor untuk membuat penawaran realistis sehingga HPS menjadi tolok ukur yang berguna dalam menilai kewajaran penawaran.
Mengabaikan Risiko Kontrak dan Regulasi
Salah satu kelemahan HPS adalah seringnya pengabaian risiko kontrak seperti penalti, klausul force majeure, atau tuntutan jaminan. Selain itu, perubahan regulasi atau perizinan dapat mempengaruhi biaya signifikan jika tidak diperhitungkan. HPS yang tidak memasukkan biaya dan waktu untuk kepatuhan hukum atau jaminan kontraktual rentan memicu masalah saat ada persyaratan tambahan. Oleh karena itu, bagian perencanaan HPS harus mencakup tinjauan terhadap klausul kontrak yang mungkin mempengaruhi biaya, serta skenario regulasi yang relevan sehingga estimasi lebih lengkap dan mengurangi kejutan hukum di lapangan.
Tekanan Politik dan Deadline Administratif
Di banyak organisasi, HPS menjadi alat politik anggaran atau terdikte oleh target administratif yang terlalu ketat. Tekanan untuk menghabiskan anggaran tahun anggaran, atau desakan pimpinan untuk segera memulai pekerjaan, membuat HPS disusun cepat tanpa kajian matang. Tekanan seperti ini menghasilkan angka-angka yang lebih berorientasi pada speed daripada akurasi. Dampaknya bukan hanya pada proyek tunggal tetapi juga membentuk budaya pengadaan yang jangka pendek dan reaktif. Mengatasi masalah sistemik ini memerlukan perubahan kebijakan internal, toleransi untuk proses perencanaan yang benar, dan pemahaman pimpinan bahwa pengeluaran efektif memerlukan dasar perencanaan yang solid.
Proses Validasi HPS
Untuk mengurangi kesalahan HPS perlu ada proses validasi yang sistematis. Validasi ini melibatkan cross-check antar tim, penggunaan indeks harga, dan sensitifitas analisis terhadap komponen biaya utama. Validasi juga harus mencakup review oleh pihak independen jika perlu, serta pengetesan asumsi lewat skenario. Melakukan validasi berkala selagi dokumen disusun membantu mengoreksi asumsi yang terlalu optimistis. Selain itu, dokumentasi proses validasi menjadi bukti bahwa HPS tidak dibuat sembarangan, sehingga saat ada pertanyaan di tahap evaluasi tender tim pengadaan bisa menjelaskan dasar pertimbangan secara transparan.
Keterlibatan Multidisipliner
Keterlibatan tim multidisipliner—menggabungkan keuangan, teknis, operasional, hukum, dan manajemen risiko—memperkuat HPS. Setiap disiplin membawa perspektif berbeda yang mengungkap kebutuhan dan risiko yang mungkin luput jika hanya satu pihak yang bekerja. Proses workshop internal untuk menyatukan pandangan memberi hasil HPS yang lebih realistis. Keterlibatan ini juga meningkatkan rasa kepemilikan tim terhadap HPS sehingga saat menghadapi tekanan eksternal mereka lebih mampu mempertahankan alasan teknis di balik angka yang disusun. Pendekatan lintas fungsi meningkatkan kualitas estimasi dan membuat HPS menjadi dokumen yang reflektif terhadap realitas proyek.
Penggunaan Data Pasar dan Teknologi
Memanfaatkan data pasar terkini dan tools estimasi modern dapat mengurangi kesalahan asumsi. Platform indeks harga bahan bangunan, database upah regional, dan software estimasi memungkinkan perhitungan yang lebih cepat dan adaptif. Tools tersebut membantu melakukan pembandingan, sensitivity analysis, serta update secara berkala ketika pasar bergerak. Namun teknologi bukan pengganti analisis manusia; ia harus dipakai sebagai alat bantu yang dikombinasikan dengan penilaian profesional. Investasi pada data dan teknologi estimasi umumnya cepat kembali manfaatnya karena mengurangi ketidakpastian yang dapat memicu klaim dan tambahan biaya proyek.
Penyusunan Cadangan dan Mekanisme Perubahan
HPS yang baik selalu menyertakan cadangan biaya dan mekanisme perubahan yang jelas. Cadangan ini bukan sekadar angka arbitrer, melainkan hasil analisis risiko yang terukur. Selain cadangan biaya, HPS harus dirancang bersamaan dengan skema change order yang akan dipakai pada pelaksanaan. Dengan demikian ada prosedur jelas bila permintaan tambahan muncul sehingga proses negosiasi dan persetujuan berjalan cepat dan adil. Mekanisme ini mengurangi gesekan antara pemilik proyek dan kontraktor serta membuat dampak perubahan dapat diantisipasi sejak awal.
Contoh Kasus Ilustrasi
Sebuah kantor pemerintah daerah merencanakan renovasi gedung layanan publik dengan anggaran awal yang disusun cepat karena tenggat administrasi. HPS dibuat dengan meniru proyek serupa tahun lalu tanpa menyesuaikan kenaikan harga material dan tanpa studi kondisi bangunan. Tender dimenangkan oleh kontraktor yang juga memberikan penawaran rendah. Saat pengerjaan dimulai, tim lapangan menemukan masalah struktur pada pondasi lama yang memerlukan perbaikan besar. Selain itu, harga beberapa material telah naik signifikan sehingga kontraktor mengajukan klaim tambahan. Negosiasi panjang terjadi, pekerjaan tertunda, dan akhirnya proyek menelan biaya jauh di atas HPS awal. Kasus ini menunjukkan betapa fatalnya menyusun HPS tanpa cek kondisi lapangan dan tanpa cadangan risiko, serta bagaimana tekanan administratif dapat menghasilkan HPS yang tidak realistis dan berujung masalah besar.
Rekomendasi Praktis
Untuk mencegah HPS jadi sumber masalah, organisasi perlu menerapkan beberapa praktik sederhana namun efektif: beri waktu yang cukup untuk studi awal, libatkan tim teknis dan manajemen risiko, gunakan data pasar terkini, dan siapkan cadangan biaya terukur. Selain itu, pastikan HPS terdokumentasi dengan jelas dan bisa dipertanggungjawabkan serta ada proses validasi eksternal bila proyek bernilai signifikan. Budayakan transparansi dalam proses penyusunan HPS agar pimpinan memahami trade-off antara kecepatan dan akurasi. Terakhir, adakan evaluasi pasca-proyek untuk memperbaiki metode estimasi sehingga pembelajaran menjadi bagian dari siklus perencanaan berikutnya.
Penutup
HPS adalah fondasi pengadaan yang menentukan arah proyek sejak awal. Kesalahan dalam menyusunnya bukan hanya masalah administrasi, tetapi berpotensi menimbulkan biaya, penundaan, dan konflik yang serius. Dengan menyadari kesalahan umum seperti underestimasi, asumsi kadaluarsa, kurangnya keterlibatan teknis, dan tekanan administratif, organisasi dapat memperbaiki proses perencanaan HPS. Implementasi langkah mitigasi—melibatkan tim multidisipliner, memakai data pasar, melakukan validasi, dan menyiapkan cadangan—membuat HPS menjadi alat yang bermanfaat, bukan pemicu masalah. Menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk menyusun HPS yang realistis adalah salah satu cara paling efektif untuk memastikan proyek berjalan lebih lancar dan hasilnya memberi manfaat maksimal bagi semua pihak.
