Penolakan Bukan Sekadar Teknis
Penolakan penayangan produk di Katalog Elektronik versi 6 sering kali membingungkan penyedia — rasa kecewa muncul karena produk yang sudah disiapkan dan diunggah ternyata tidak bisa tampil atau tidak mendapat label verifikasi yang diharapkan. Tetapi penolakan biasanya bukan masalah personal; ia adalah refleksi dari aturan operasional, persyaratan administratif, dan kebutuhan verifikasi teknis yang sengaja dibuat untuk menjaga kualitas katalog sebagai sumber pengadaan publik. Dengan memahami penyebab umum penolakan, penyedia dapat menata ulang dokumen dan prosesnya sehingga peluang produk diterima menjadi lebih besar, sementara pembeli mendapatkan jaminan kualitas dan kepatuhan.
Tidak Memenuhi Persyaratan Dasar Pelaku Usaha
Salah satu alasan paling langsung dan sering terjadi adalah penyedia tidak memenuhi persyaratan dasar pelaku usaha yang ditetapkan untuk penayangan pada kategori tertentu. Persyaratan ini mencakup kepemilikan NIB, KBLI yang sesuai dengan kategori Level III, NPWP yang valid, akta pendirian bagi badan usaha, serta status tidak sedang dikenakan sanksi daftar hitam. Jika salah satu dokumen administratif ini tidak lengkap atau tidak sesuai, sistem atau pengelola akan menolak penayangan karena aturan dasar belum dipenuhi. Persyaratan dasar ini merupakan filter awal yang bertujuan menjaga hanya pelaku usaha yang memenuhi ketentuan hukum dan teknis yang dapat menayangkan produknya.
KBLI Tidak Sesuai dengan Kategori Level III
KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia) berfungsi sebagai penentu domain usaha yang relevan. Pada banyak kategori Level III, hanya penyedia dengan KBLI tertentu yang diizinkan melakukan penayangan. Jika KBLI pada NIB penyedia tidak mencakup aktivitas yang menjadi syarat kategori, maka pendaftaran penayangan akan ditolak oleh sistem atau tidak akan diizinkan oleh pengelola kategori. KBLI bukan semata-mata formalitas; ia adalah cara teknis untuk memastikan penyedia punya kompetensi usaha yang relevan dengan produk yang ditawarkan. Oleh sebab itu penyedia perlu memastikan data NIB dan KBLI selalu mutakhir sebelum mengajukan penayangan.
Data Master Produk yang Tidak Lengkap atau Tidak Konsisten
Untuk mode penayangan yang berbasis master produk, master data menjadi rujukan utama. Master produk harus memuat nama produk, merek, spesifikasi teknis, HET jika ada, serta data lain yang relevan. Jika master produk yang diajukan penyedia tidak lengkap, misalnya spesifikasi teknis kabur, format kemasan tidak jelas, atau tidak ada informasi unit pengukuran yang konsisten, maka penayangan bisa ditolak atau ditunda untuk perbaikan. Konsistensi nama produk dan merek juga penting karena master yang berantakan memperbesar potensi penolakan saat kurasi atau pemeriksaan administratif.
Klaim Atribut Teknis tanpa Bukti (TKDN, SNI, Merek)
Jika penyedia mengklaim atribut penting seperti persentase TKDN, sertifikasi SNI, atau kepemilikan merek, katalog V6 menerapkan kurasi wajib sehingga klaim tersebut tidak akan muncul hingga diverifikasi. Kurator akan meminta dokumen pendukung sebagai bukti klaim. Ketika bukti tidak memadai, tidak lengkap, atau tampak tidak autentik, klaim tidak tervalidasi dan atribut tidak akan tampil; dalam beberapa kasus ini bisa berujung pada penolakan penayangan jika ketentuan pengumuman mengharuskan klaim tersebut untuk jenis kategori tertentu. Dengan kata lain, mengklaim tanpa bukti yang kuat adalah jalan cepat menuju penolakan.
Dokumen Pendukung yang Tidak Sesuai Format atau Tidak Terverifikasi
Sering terjadi penyedia mengunggah dokumen pendukung, tetapi dokumen tersebut tidak memenuhi standar formalisme atau tidak dapat diverifikasi. Contohnya adalah sertifikat yang kadaluarsa, pernyataan pabrikan tanpa tanda tangan resmi, atau dokumen yang tidak mencantumkan nomor registrasi yang bisa dicek. Kurator membutuhkan dokumen yang dapat ditelusuri dan diverifikasi secara independen. Jika bukti yang diunggah tidak memenuhi standar tersebut, kurator akan menolak klaim dan menandai penayangan untuk perbaikan atau penolakan. Oleh karena itu kualitas dokumen pendukung sama pentingnya dengan keberadaan dokumen itu sendiri.
Ketidaksesuaian Spesifikasi Teknis dengan Profil Kategori
Setiap kategori Level III memiliki profil yang menjelaskan spesifikasi teknis yang diharapkan. Jika data produk yang diunggah penyedia tidak cocok dengan profil tersebut—misalnya ukuran, kapasitas, atau fitur teknis berbeda signifikan—penayangan bisa ditolak. Penolakan ini bukan untuk menghalangi pesaing, melainkan untuk memastikan produk yang tampil relevan dengan kebutuhan pembeli. Oleh sebab itu sebelum mengajukan penayangan, penyedia harus membaca dokumen penelaahan kategori dan menyesuaikan deskripsi produk agar sinkron dengan profil yang diminta.
HET Tidak Dinyatakan atau Tidak Valid pada Kategori yang Memerlukannya
Harga Eceran Tertinggi (HET) adalah salah satu alat pengendalian harga pada master produk dan proses kurasi. Jika kategori atau master produk mengharuskan penyertaan HET dan penyedia tidak menyertakannya atau menyertakan HET yang tidak dapat dibuktikan, maka hal ini dapat menjadi alasan penolakan atau penundaan. Pengelola katalog dan kurator memeriksa konsistensi HET dengan sumber yang sah seperti dokumen pabrikan atau pengumuman pemerintah. HET yang tidak terverifikasi melemahkan alasan mengapa sebuah produk harus tampil di katalog pada harga tertentu.
Produk Tayang tanpa Atribut tapi Penolakan pada Klaim Tertentu
Katalog V6 memperbolehkan produk tetap tayang meskipun klaim tertentu sedang dalam proses kurasi, namun ada kategori yang mensyaratkan klaim itu tampil sebelum produk bisa masuk ke koleksi atau mode tertentu. Dalam situasi tersebut, sistem mungkin menampilkan pesan “Produk masih dalam proses kurasi” dan menunda atribut. Meski produk tetap terlihat, fungsi tertentu seperti masuk koleksi PDN atau mendapatkan label VP bisa ditunda sehingga bagi penyedia ini terasa seperti penolakan. Intinya, keberadaan proses kurasi yang belum rampung seringkali menjadi sumber kebingungan yang tampak seperti penolakan.
Penayangan pada Kategori Khusus tanpa Izin Pemilik Master
Untuk kategori khusus yang menggunakan master data pengelola, penayangan dibatasi pada produk yang tercatat pada master tersebut. Jika penyedia mencoba menayangkan produk yang seharusnya hanya bisa ditayangkan oleh pemilik master tanpa otorisasi yang jelas, penayangan akan ditolak. Ini untuk menjaga integritas master data dan mencegah penayangan oleh pihak yang tidak berwenang. Jika Anda bukan pemilik master tetapi ingin menayangkan produk terkait, Anda perlu memastikan ada mekanisme otorisasi atau hubungan distribusi yang diakui.
Ketidaksesuaian Perizinan dan SBU Penyedia pada Kurasi Pilihan
Pada kurasi pilihan, persyaratan bisa meliputi kewajiban memiliki Sertifikat Badan Usaha (SBU) atau izin khusus lain. Jika penyedia tidak memiliki perizinan yang disyaratkan dalam dokumen pengumuman penayangan untuk kategori Level III tertentu, kurator dapat menolak penayangan atau menandai produk agar tidak memperoleh label tertentu. Perbedaan antara kurasi wajib dan pilihan berarti ada kategori yang lebih sensitif terhadap perizinan; di sinilah pemasok perlu membaca ketentuan pengumuman penayangan dengan cermat.
Masalah Metadata dan Format Unggahan pada Sistem
Terkadang penolakan disebabkan bukan karena substansi, melainkan karena masalah teknis pada saat pengunggahan: file rusak, format tidak sesuai, ukuran dokumen melebihi batas, atau metadata produk tidak terisi lengkap karena kesalahan input. Sistem katalog memerlukan format tertentu agar data dapat diproses oleh kurator dan sistem pencarian. Kesalahan kecil dalam pengisian kolom atau struktur file bisa membuat sistem menolak penayangan otomatis atau mengirimkan produk ke status perbaikan. Oleh karena itu ketelitian teknis saat mengunggah sangat penting.
Klaim Merek Tanpa Bukti Kepemilikan atau Surat Kuasa
Jika produk diklaim menggunakan merek tertentu, penyedia harus bisa membuktikan hak atau hubungan distribusi yang sah, misalnya bukti kepemilikan merek, surat kuasa distribusi, atau bukti menjadi agen resmi. Klaim merek tanpa dokumen yang menyertainya sering kali ditolak dalam proses kurasi karena dapat menimbulkan sengketa hak merek dan risiko reputasi bagi pengelola katalog. Untuk kategori yang mengutamakan kepastian merek, bukti legal sangat menentukan diterima atau tidaknya penayangan.
Penyedia dalam Daftar Hitam atau Masalah Ketaatan Pajak
Sistem pengecekan administratif akan menolak penayangan jika penyedia tercatat memiliki masalah hukum seperti masuk daftar hitam, atau jika status kepatuhan pajak (KSWP) tidak valid. Hal ini bukan saja soal teknis registrasi; aturan ini melindungi pembeli pemerintah dari risiko melakukan transaksi dengan pihak yang bermasalah. Oleh karena itu, status hukum dan pajak penyedia harus dipastikan bersih sebelum mendaftar menayangkan produk.
Ketidaksesuaian Antara Deskripsi Produk dan Bukti Lapangan
Kurator bukan hanya memeriksa dokumen administratif; mereka juga menilai konsistensi antara deskripsi produk di laman dan bukti fisik atau teknis yang diajukan. Jika ada klaim yang tampak berlebihan—misalnya spesifikasi teknis yang mustahil pada kategori harga tertentu—kurator dapat menolak klaim itu dan meminta dokumentasi tambahan. Ketidaksesuaian semacam ini kerap terjadi ketika deskripsi produk disalin dari katalog komersial tanpa penyesuaian terhadap kebutuhan pengadaan publik.
Kesalahan Penempatan Kategori: Produk Diajukan pada Kategori yang Salah
Pemilihan kategori yang salah sering menyebabkan penolakan karena produk tidak cocok dengan profil kategori Level III yang dipilih. Penyedia kadang terburu-buru memilih kategori yang “mirip” tanpa memeriksa profil dan KBLI yang diminta, sehingga produk tersangkut pada proses kurasi yang tidak relevan atau langsung ditolak oleh sistem. Memilih kategori yang tepat merupakan langkah sederhana namun sangat menentukan keberhasilan penayangan.
Sengketa Hak Merek atau Klaim Pihak Ketiga
Jika ada indikasi klaim pihak ketiga terhadap merek atau atribut produk yang diunggah, pengelola dapat menunda atau menolak penayangan sampai sengketa diselesaikan. Katalog harus menjaga risiko hukum sehingga produk yang menimbulkan potensi gugatan tidak langsung tampil. Penyedia perlu memastikan seluruh klaim didukung oleh dasar hukum yang jelas dan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
Keterlambatan Respon Penyedia Saat Kurator Meminta Klarifikasi
Proses kurasi sering bersifat interaktif: kurator meminta dokumen tambahan atau klarifikasi, dan penyedia diminta merespon. Jika penyedia lambat menindaklanjuti permintaan ini, produk bisa tetap berada di status tidak tervalidasi atau bahkan ditutup setelah jangka waktu tertentu. Kecepatan dan kesiapan penyedia merespon permintaan kurasi adalah faktor penting agar penayangan berhasil.
Penolakan Karena Ketidaksesuaian Harga dengan HET pada Kategori Tertentu
Di kategori yang memerlukan HET, bila harga yang diajukan jauh di atas HET yang dipublikasikan atau tidak disertai justifikasi harga yang jelas, kurator atau pengelola bisa menolak penayangan atau meminta koreksi harga. HET berfungsi sebagai batas wajar dan alat mitigasi kemahalan, sehingga penyedia harus menyertakan sumber HET yang valid jika ingin menampilkan harga tertentu.
Kurangnya Bukti Penguasaan Alat atau Kapasitas Produksi untuk Produk Khusus
Beberapa kategori mensyaratkan bukti penguasaan peralatan atau kapasitas produksi tertentu terutama untuk produk yang membutuhkan pembuatan atau layanan teknis. Jika penyedia tidak dapat menunjukkan bukti penguasaan alat, fasilitas produksi, atau tenaga ahli sesuai yang diminta, kurasi dapat menolak klaim tersebut. Persyaratan seperti ini umum pada kategori yang melibatkan jasa pembuatan atau instalasi.
Penolakan Karena Ketidaksesuaian dengan Ketentuan Pengumuman Penayangan
Setiap pembuatan kategori Level III biasanya disertai Dokumen Pengumuman Penayangan yang memuat ketentuan khusus. Jika penyedia tidak mematuhi ketentuan tersebut—misalnya mengabaikan syarat tambahan, format dokumen atau tenggat waktu—penayangan dapat ditolak. Pengumuman ini adalah rujukan yang harus dibaca dan dipatuhi agar penayangan berjalan mulus.
Dampak Negatif dari Penolakan
Penolakan penayangan bukan hanya soal kegagalan mendaftar; ia juga dapat menimbulkan dampak reputasi pada penyedia, terutama jika terjadi berulang. Selain itu, ada biaya peluang karena produk yang tidak tayang berarti kehilangan akses ke pasar e-purchasing pemerintah yang luas. Penyedia yang sering mengalami penolakan juga lebih sulit mendapatkan label kepercayaan seperti Official Vendor atau Verified Product di masa depan. Oleh karena itu memperbaiki penyebab penolakan harus menjadi prioritas strategis.
Langkah Praktis Mengurangi Risiko Penolakan
Agar peluang penayangan lebih besar, penyedia perlu memeriksa persyaratan dasar sebelum mengajukan produk, memastikan KBLI dan NIB sesuai, menyiapkan master data yang lengkap, dan melampirkan bukti yang jelas untuk setiap klaim teknis. Selain itu, pelajari dokumen penelaahan kategori dan pengumuman penayangan, siapkan dokumen dalam format yang diminta, dan sediakan respons cepat bila kurator meminta klarifikasi. Pendekatan proaktif seperti ini mengurangi peluang penolakan yang bersifat administratif atau teknis.
Penolakan sebagai Sinyal Perbaikan, Bukan Hukuman
Penolakan penayangan produk di Katalog V6 sering kali terasa menyakitkan, tetapi ia merupakan sinyal yang berguna: ada elemen administrasi, hukum, atau teknis yang perlu diperbaiki agar produk layak menjadi bagian dari ekosistem pengadaan publik. Dengan memahami akar penyebab penolakan—mulai dari KBLI yang tidak sesuai, dokumen yang tidak lengkap, klaim tanpa bukti, hingga masalah teknis unggahan—penyedia bisa melakukan perbaikan sistematis. Hasilnya bukan hanya produk yang dapat tayang, tetapi juga peningkatan kualitas administrasi dan operasional usaha yang pada akhirnya memperkuat kepercayaan antara penyedia, pembeli, dan pengelola katalog. Untuk rincian teknis, rujukan utama adalah dokumen Pengelolaan Katalog Elektronik & Pencantuman Produk yang menjadi dasar semua aturan penayangan.
