E-Purchasing sebagai Aturan Utama yang Bersyarat
E-Purchasing melalui Katalog Elektronik dirancang sebagai metode pembelian utama untuk kebutuhan barang dan jasa pemerintah ketika produk tersebut tersedia dalam katalog. Kewajiban ini dibuat untuk mempercepat proses, meningkatkan transparansi, dan menjaga konsistensi harga serta spesifikasi. Namun kewajiban bukan berarti tanpa pengecualian. Dalam praktiknya ada kondisi-kondisi tertentu di mana penggunaan e-purchasing tidak mungkin atau tidak efektif, sehingga PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dapat mempertimbangkan metode lain dengan alasan yang jelas dan terdokumentasi. Ketentuan pengecualian ini ada untuk memastikan bahwa tujuan pelayanan publik tetap tercapai tanpa mengorbankan prinsip akuntabilitas.
Landasan dan Prinsip: Mengapa Ada Pengecualian?
Pengecualian terhadap kewajiban e-purchasing bukan dibuat agar proses pengadaan menjadi longgar, tetapi untuk memberi fleksibilitas ketika katalog tidak mampu memenuhi kebutuhan dari sisi teknis, volume, atau waktu. Prinsip dasarnya adalah pragmatisme: gunakan e-purchasing ketika tersedia dan sesuai, tetapi gunakan metode lain bila e-purchasing tidak dapat mengakomodasi kebutuhan operasional yang kritis. Seluruh pertimbangan harus berbasis efisiensi, efektivitas, dan kepentingan pelayanan publik, serta didukung oleh bukti dan persetujuan internal sesuai aturan pengadaan yang berlaku.
Kondisi Utama yang Membolehkan Pengecualian: Volume
Salah satu alasan paling jelas untuk tidak menggunakan e-purchasing adalah apabila volume kebutuhan melebihi kemampuan penyedia dalam katalog atau melebihi kuantitas yang dapat dipenuhi melalui mekanisme katalog. Dalam situasi di mana jumlah barang yang diperlukan sangat besar sehingga membutuhkan pengadaan satuan skala besar, tata niaga katalog yang dirancang untuk transaksi standar harian mungkin tidak efisien atau tidak ekonomis. Oleh karena itu ketika volume menjadi faktor penghambat, PPK dapat memilih metode lain seperti tender atau pengadaan langsung dengan pertimbangan efisiensi dan kontinuitas pasokan.
Spesifikasi Teknis yang Khusus dan Tidak Standar
Kedua, jika spesifikasi teknis kebutuhan bersifat khusus, unik, atau memerlukan kustomisasi yang tidak tersedia dalam master data atau penayangan produk di katalog, e-purchasing tidak cocok. Katalog terutama memuat produk standar yang sudah memiliki spesifikasi baku; ketika proyek membutuhkan komponen teknis yang harus dirancang atau disesuaikan (misalnya peralatan penelitian khusus, rancangan alat konstruksi yang tidak umum, atau solusi teknologi bespoke), proses tender atau penunjukan langsung kepada penyedia yang memiliki kapabilitas khusus menjadi opsi yang lebih tepat. Dalam kasus semacam ini, pengadaan harus memastikan ketersediaan kompetensi teknis dan kualitas produk sesuai kebutuhan.
Ketika Waktu Sangat Mendesak (Urgensi)
Waktu yang sangat kritis merupakan alasan lain yang valid untuk tidak menggunakan e-purchasing. Ada situasi darurat di mana kebutuhan barang atau jasa harus dipenuhi seketika untuk menyelamatkan nyawa, mencegah kerusakan lebih besar, atau menjamin kelancaran layanan publik—misalnya respons terhadap bencana, kebutuhan medis kritis yang mendesak, atau kondisi yang mengharuskan tindakan cepat. Dalam kondisi seperti itu, prosedur katalog yang standar mungkin memerlukan waktu lebih lama daripada metode pengadaan darurat. Namun demikian langkah darurat tetap harus didokumentasikan secara rapi agar dapat dipertanggungjawabkan kemudian.
Pertimbangan Lokasi dan Distribusi: Pengiriman ke Daerah Terpencil
Lokasi pengiriman juga menjadi alasan sah untuk pengecualian. Katalog seringkali didesain untuk pasar yang dapat dicakup oleh jaringan distribusi standar. Jika barang harus dikirim ke lokasi yang sangat terpencil, sulit dijangkau, atau membutuhkan logistik khusus (misalnya pengiriman ke pulau terluar, daerah bencana dengan akses terbatas, atau lokasi proyek di gunung), mekanisme e-purchasing mungkin tidak dapat menjamin pelayanan atau harga yang wajar. Dalam kondisi demikian, PPK perlu mengevaluasi alternatif yang mampu memastikan pengiriman, instalasi, dan layanan purna jual sesuai kebutuhan lokasi tersebut.
Persyaratan Layanan Tambahan yang Tidak Tercakup Katalog
Ada pengadaan yang tidak hanya soal barang, tetapi juga layanan tambahan yang harus disediakan penyedia—misalnya instalasi khusus, pelatihan teknis, jaminan purna jual tertentu, atau layanan pengelolaan terintegrasi yang bersifat kompleks. Jika katalog tidak dapat mengakomodasi paket layanan tersebut secara lengkap, maka penggunaan metode pengadaan lain menjadi perlu. Hal ini terkait erat dengan aspek mutu layanan: memilih penyedia yang bisa memberikan layanan komprehensif seringkali memerlukan evaluasi kemampuan teknis dan komersial yang lebih mendalam daripada yang difasilitasi oleh transaksi e-purchasing standar.
Kondisi Khusus: Program Prioritas dan Kegiatan Negara yang Memerlukan Pengaturan Khusus
Teks pedoman menyebutkan bahwa program prioritas pemerintah atau kegiatan yang dihadiri pejabat tinggi negara mungkin memiliki ketentuan khusus sehingga penggunaan e-purchasing bisa dikecualikan. Kegiatan berskala nasional atau acara kenegaraan seringkali membutuhkan koordinasi khusus, keamanan ekstra, atau penyediaan barang dan jasa dengan kriteria tertentu yang tidak sesuai mekanisme katalog. Dalam hal itu, instansi yang menjadi penyelenggara harus mengikuti mekanisme yang relevan, sambil tetap menjaga prinsip pengadaan yang transparan dan akuntabel serta mendokumentasikan alasan pemilihan metode.
Kasus Monopoli atau Hanya Satu Pelaku Usaha yang Mampu
Ada situasi di mana hanya ada satu pelaku usaha yang mampu menyediakan barang atau jasa tertentu—misalnya ketika ada pemegang hak paten, produk berlisensi khusus, atau penyedia regional tunggal. Jika memang hanya ada satu penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan, maka penunjukan langsung atau metode lain dapat dipertimbangkan. Namun perlu bukti bahwa memang tidak ada alternatif lain dan bahwa penunjukan ini dilakukan dengan prinsip kehati-hatian agar tidak menimbulkan praktik tidak wajar atau penyalahgunaan jalur satu sumber. Dokumentasi yang jelas tentang ketersediaan pasar dan alasan teknis harus menjadi bagian dari keputusan.
Benih, Pupuk, dan Komoditas Sensitif Lainnya
Pedoman juga mengidentifikasi jenis barang tertentu seperti benih dan pupuk serta sarana prasarana untuk masyarakat tidak mampu sebagai kategori yang mungkin memiliki aturan tersendiri. Pengadaan produk-produk yang sensitif sosial dan strategis terkadang memerlukan mekanisme distribusi khusus, subsidi, atau aturan yang berbeda dari transaksi e-purchasing biasa. Kebijakan distribusi bagi program sosial atau subsidi harus diselaraskan dengan tujuan kebijakan publik, sehingga metode pengadaan yang dipilih harus mendukung tata kelola tujuan-tujuan tersebut.
Kondisi Rahasia atau Keamanan Negara
Jika pengadaan terkait dengan informasi rahasia atau aspek yang menyangkut keamanan negara, e-purchasing mungkin tidak memungkinkan karena katalog bersifat publik dan terbuka. Pengadaan yang berkaitan dengan rahasia negara, intelijen, atau operasi khusus harus menggunakan mekanisme yang menjaga kerahasiaan dan keamanan data. Pada kasus seperti ini ada prosedur khusus serta persyaratan pengamanan yang harus dipenuhi, dan pelaksanaan pengadaan harus mempertimbangkan kepatuhan pada peraturan keamanan yang berlaku.
Tender Ulang Gagal dan Melanjutkan Akibat Pemutusan Kontrak
Jika proses tender sebelumnya gagal atau terjadi pemutusan kontrak yang mendesak perlu dilanjutkan demi kelangsungan program, instansi dapat memilih mekanisme yang mempercepat pemulihan layanan. Dalam beberapa kasus, metode selain e-purchasing—seperti penunjukan langsung untuk melanjutkan pelaksanaan—boleh digunakan agar pekerjaan tidak terhenti. Keputusan semacam ini harus didokumentasikan dengan alasan hukum dan teknis yang kuat serta langkah-langkah mitigasi agar tidak membuka celah penyalahgunaan.
Repeat Order dan Pengadaan Susulan yang Diizinkan
Ada situasi di mana pengadaan bersifat pengulangan (repeat order) untuk produk yang sama dan kebutuhan mendesak atau berulang sehingga memungkinkan penggunaan metode alternatif. Namun repeat order juga diatur agar tidak disalahgunakan. Pedoman menyebutkan batasan khusus seputar repeat order sehingga PPK harus memastikan bahwa pengulangan pemesanan memang efisien, ekonomis, dan sah menurut ketentuan, serta tidak dijadikan cara mengelak dari persaingan terbuka. Semua repeat order perlu dicatat dan justifikasi ekonomisnya disimpan sebagai bukti.
Bagaimana PPK Menilai “Lebih Efisien dan Efektif”?
Selain kriteria teknis dan kondisi di atas, pedoman memberi ruang agar PPK dapat menilai apakah metode selain e-purchasing lebih efisien dan efektif dalam konteks tertentu. Penilaian ini harus berdasarkan perbandingan risiko, biaya total kepemilikan, waktu penyelesaian, dan ketersediaan pasar. Efisiensi tidak hanya soal harga satuan, tetapi juga mencakup biaya logistik, waktu, dan konsekuensi layanan. Oleh karena itu PPK wajib membuat analisis singkat yang menjelaskan mengapa metode alternatif menjadi pilihan rasional dan menyertakan dokumentasi pendukung.
Proses Pengambilan Keputusan dan Dokumentasi yang Diperlukan
Ketika PPK memutuskan untuk tidak menggunakan e-purchasing, keputusan itu tidak boleh berdasar penilaian lisan semata. Harus ada dokumen yang menjelaskan alasan, analisis kebutuhan, estimasi biaya, evaluasi pasar, dan persetujuan internal sesuai ketentuan instansi. Dokumen ini menjadi bukti bahwa keputusan pengadaan alternatif dibuat secara bertanggung jawab dan dapat dipertanggungjawabkan jika diperiksa oleh pengawas atau auditor. Dokumentasi rapi juga membantu proses pengadaan berjalan lancar dan meminimalkan risiko perselisihan di kemudian hari.
Implikasi Audit dan Akuntabilitas
Walaupun belanja melalui e-purchasing pada katalog sering disebut tidak menjadi sampel audit pada mekanisme sampling tertentu, pengecualian penggunaan e-purchasing tidak berarti pembelian bebas dari pengawasan. Transaksi yang dilakukan dengan metode lain tetap dapat diaudit, terutama bila nilainya signifikan atau ada indikasi anomali. Oleh karena itu, PPK harus siap menunjukkan semua justifikasi dan dokumentasi yang mendukung pemilihan metode pengadaan alternatif. Ketidakmampuan menyajikan bukti yang memadai dapat menimbulkan temuan audit dan konsekuensi administratif.
Rumah Sakit dan Alat Medis Khusus
Bayangkan sebuah rumah sakit daerah yang membutuhkan alat bedah khusus yang hanya diproduksi oleh satu pabrikan asing dengan lisensi tunggal di wilayah tersebut. Dalam kondisi ini, mencari produk sejenis di katalog lokal bukanlah solusi karena belum tentu tersedia dan spesifikasi sangat spesifik. Selain itu waktu operasi pasien tidak bisa ditunda. PPK rumah sakit dapat memilih penunjukan langsung atau pengadaan khusus setelah mendokumentasikan ketersediaan pasar dan alasan teknis. Keputusan ini harus diiringi kontrak yang jelas mengenai jaminan, servis, dan harga agar pelayanan publik tetap terlindungi.
Program Bantuan Pertanian dan Distribusi Pupuk
Dalam program bantuan pertanian di desa terpencil, pemerintah harus mendistribusikan pupuk dan benih dalam skala besar dan waktu yang ditentukan musim tanam. Sistem katalog mungkin tidak mendukung paket distribusi yang melibatkan subsidi, pengawalan logistik, dan mekanisme penyaluran khusus. Dalam situasi tersebut, pengadaan melalui mekanisme yang memungkinkan koordinasi distribusi dan subsidi—misalnya pengadaan langsung yang dirancang khusus atau kerjasama dengan badan usaha lokal terpilih—mungkin lebih efektif. Namun semua keputusan harus memuat pertimbangan sosial dan fiskal yang jelas.
Meminimalkan Risiko dan Konflik Kepentingan
Walaupun pengecualian diperbolehkan dalam banyak kondisi, PPK harus selalu mengedepankan prinsip kehati-hatian untuk meminimalkan konflik kepentingan dan praktik tidak wajar. Pemilihan metode alternatif harus melalui proses yang transparan, ada pendelegasian wewenang yang jelas, dan melibatkan verifikasi pihak ketiga bila perlu. Pengawasan internal yang kuat dan audit berkala membantu memastikan pengecualian dipergunakan sesuai tujuan, bukan sebagai celah pengelakan aturan. Semua tindakan pencegahan ini meningkatkan integritas proses pengadaan publik.
Rekomendasi Praktis bagi PPK saat Mempertimbangkan Pengecualian
Ketika mempertimbangkan tidak memakai e-purchasing, PPK sebaiknya melakukan langkah sederhana namun kritis: mencatat alasan teknis/operasional, melakukan survei pasar singkat, menilai total biaya kepemilikan, meminta persetujuan atasan sesuai kewenangan, dan menyiapkan kontrak yang melindungi kepentingan publik. Selain itu, komunikasi dengan unit hukum dan pengawasan internal penting agar keputusan sejalan dengan kebijakan dan tidak menimbulkan temuan di kemudian hari. Dokumentasi ringkas akan memudahkan akuntabilitas dan memastikan langkah yang diambil dapat dipertanggungjawabkan.
E-Purchasing Adalah Pilihan Utama yang Bersyarat
E-purchasing tetap merupakan metode utama dan direkomendasikan ketika produk tersedia dalam katalog. Namun ada kondisi-kondisi nyata—volume besar, spesifikasi khusus, urgensi, lokasi sulit, kebutuhan layanan tambahan, keterbatasan pasar, program prioritas, rahasia negara, dan lain-lain—yang membolehkan PPK untuk tidak menggunakannya. Kunci utamanya adalah dokumentasi, analisis rasional, dan pengambilan keputusan yang transparan supaya pengecualian menjadi mekanisme yang memfasilitasi pelayanan publik tanpa mengorbankan akuntabilitas. Dengan demikian, pengecualian bukanlah celah, melainkan alat fleksibilitas yang harus dipakai secara bertanggung jawab.
Menyeimbangkan Kecepatan, Kualitas, dan Akuntabilitas
Akhirnya, pengadaan publik selalu berperangkap pada tiga tujuan sekaligus: kecepatan, kualitas, dan akuntabilitas. E-purchasing dirancang untuk mengoptimalkan ketiganya dalam banyak kasus, tetapi tidak untuk semua kasus. Pengecualian diperlukan untuk menjaga kelangsungan layanan dan menjawab kebutuhan khusus. Selama setiap pengecualian disertai analisis yang cermat, dokumentasi yang lengkap, serta mekanisme pengawasan yang memadai, maka tujuan pengadaan publik yang lebih luas — pelayanan publik yang cepat, tepat, dan akuntabel — tetap dapat tercapai.
