Audit Dokumen Pengadaan: Checklist Wajib ASN

Pendahuluan: Membangun Sistem Pengadaan yang Kredibel dan Efisien

Pengadaan barang dan jasa di sektor publik bukan hanya urusan administratif, tetapi merupakan salah satu instrumen penting dalam mencapai tujuan pembangunan nasional. Pemerintah mengalokasikan anggaran yang signifikan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan pembangunan melalui proses pengadaan. Di balik itu semua, terdapat tanggung jawab besar bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam menjamin bahwa setiap tahapan pengadaan dilakukan secara akuntabel, efisien, dan bebas dari potensi penyimpangan.

Namun, tantangan besar dalam proses pengadaan adalah memastikan bahwa setiap proses terekam dan terdokumentasi dengan baik. Inilah pentingnya audit dokumen pengadaan. Audit ini bukan sekadar formalitas, tetapi berfungsi sebagai alat kontrol, evaluasi, dan perbaikan berkelanjutan terhadap sistem pengadaan. Ketika audit dilakukan secara sistematis dan berdasarkan checklist yang komprehensif, potensi penyimpangan dapat dideteksi sejak dini dan langkah korektif bisa segera diambil.

Lebih jauh lagi, audit dokumen pengadaan menjadi semacam “cermin” yang memantulkan kualitas tata kelola organisasi. Ketika ASN dapat memahami dan menerapkan proses audit dengan cermat, maka pengadaan akan menjadi instrumen penguatan pelayanan publik, bukan sebaliknya-sumber konflik, korupsi, dan kerugian negara.

1. Landasan Hukum dan Kerangka Regulasi: Pilar Utama Audit Pengadaan

Audit yang kredibel tidak mungkin dilakukan tanpa rujukan hukum yang kuat. Oleh karena itu, langkah pertama dalam melakukan audit adalah memahami secara menyeluruh regulasi yang mengatur pengadaan barang dan jasa pemerintah. Di Indonesia, regulasi utamanya adalah:

• Peraturan Presiden (Perpres) No. 12 Tahun 2021 yang merupakan perubahan atas Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
• Peraturan LKPP No. 9 Tahun 2021, yang mengatur tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.
• Peraturan Menteri Keuangan dan peraturan teknis instansi, seperti PMK yang mengatur pembayaran, pengendalian anggaran, dan pelaporan.

Regulasi ini harus dijadikan alat ukur kesesuaian dalam audit. Apakah dokumen pengadaan disusun sesuai dengan struktur dan ketentuan format? Apakah metode pemilihan penyedia sesuai dengan ambang batas nilai HPS? Apakah kewenangan pejabat yang terlibat telah dijalankan sesuai mandat peraturan?

Ketaatan terhadap regulasi bukan hanya menjadi jaminan legalitas, tetapi juga bagian dari prinsip compliance-based management, yakni pendekatan manajemen yang menjadikan kepatuhan sebagai budaya organisasi. Oleh sebab itu, seorang auditor internal atau ASN pengelola pengadaan perlu membekali diri dengan pemahaman hukum yang mendalam agar bisa mengidentifikasi pelanggaran secara cermat dan memberikan rekomendasi yang berbasis regulasi.

2. Tahap Perencanaan Pengadaan: Pondasi yang Harus Kuat dan Jelas

Tahap perencanaan adalah fase paling awal sekaligus paling krusial. Kelemahan dalam perencanaan akan berdampak domino ke seluruh tahapan pengadaan. Dalam audit, dokumen yang harus diperiksa di tahap ini antara lain:

• Rencana Umum Pengadaan (RUP): Auditor harus memastikan bahwa seluruh kebutuhan pengadaan telah dimasukkan ke dalam RUP dan diumumkan melalui sistem yang dikelola oleh LKPP (SIRUP). RUP harus mencerminkan kebutuhan riil, bukan sekadar formalitas.
• Analisis kebutuhan barang/jasa: Harus ada justifikasi yang jelas mengapa barang/jasa tersebut dibutuhkan. Ini bisa didasarkan pada hasil evaluasi tahun sebelumnya, kebutuhan program baru, atau urgensi operasional.
• Kesesuaian alokasi anggaran: Setiap item pengadaan harus tercantum dalam DIPA dan memiliki kode akun yang sesuai. Audit perlu mencocokkan nilai RUP dengan DIPA dan memastikan tidak ada pengadaan yang dilakukan tanpa pagu anggaran.
• Kajian risiko: Idealnya, setiap rencana pengadaan harus dilengkapi dengan analisis risiko. Apakah risiko keterlambatan pengiriman sudah dipertimbangkan? Bagaimana mitigasi terhadap risiko gagal tender? Semua itu harus terdokumentasi dalam dokumen perencanaan.

Jika tahap ini tidak diaudit secara ketat, maka pengadaan dapat berakhir pada inefisiensi, pemborosan anggaran, bahkan potensi kerugian negara.

3. Dokumen Permintaan Pengadaan: RKS, HPS, dan TOR

Ketika perencanaan telah matang, dokumen teknis pengadaan harus disusun. Tiga dokumen inti dalam kategori ini adalah:

• HPS (Harga Perkiraan Sendiri): Harus berdasarkan survei pasar, referensi harga satuan, atau data pembanding yang sahih. Auditor harus memverifikasi metode penyusunan HPS, sumber data, dan apakah dokumen tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
• RKS (Rencana Kerja dan Syarat-Syarat): Dokumen ini menjadi dasar evaluasi teknis dan penawaran. Harus jelas dalam menjelaskan spesifikasi teknis, metode evaluasi, dan ketentuan administrasi. RKS yang ambigu bisa memunculkan interpretasi ganda yang merugikan proses tender.
• TOR (Term of Reference): Digunakan terutama dalam pengadaan jasa konsultansi. Harus menjelaskan latar belakang kegiatan, ruang lingkup kerja, metode pendekatan, dan deliverables.

Kesalahan kecil dalam dokumen ini bisa berdampak besar. Misalnya, HPS yang terlalu tinggi bisa membuka peluang mark-up harga, sementara HPS yang terlalu rendah bisa membuat tender gagal karena tidak ada penyedia yang sanggup memenuhi. Maka dari itu, audit perlu memeriksa konsistensi antara HPS, RKS, dan TOR-baik dari sisi teknis maupun administratif.

4. Metode Pemilihan Penyedia: Keputusan yang Harus Transparan dan Berdokumen

Pemilihan metode pengadaan tidak bisa sembarangan. Setiap metode memiliki syarat nilai dan kompleksitas yang berbeda. Auditor harus memeriksa:

• Apakah metode pengadaan (langsung, tender, e-purchasing) dipilih berdasarkan nilai HPS dan klasifikasi pengadaan?
• Apakah ada notulensi rapat atau surat penetapan dari PPK atau PA/KPA yang menjelaskan pertimbangan pemilihan metode tersebut?
• Apakah metode itu mempertimbangkan efisiensi waktu dan risiko gagal lelang?

Audit harus menyoroti keputusan yang diambil tanpa dasar tertulis. Misalnya, pengadaan bernilai besar yang dilakukan dengan penunjukan langsung tanpa justifikasi merupakan pelanggaran serius. Semua keputusan harus dapat ditelusuri secara dokumen dan logis.

5. Proses Pengumuman dan Tendering: Membangun Ruang Kompetisi yang Sehat

Transparansi adalah jiwa dari proses pengadaan. Oleh karena itu, setiap proses pengumuman tender dan pengumpulan penawaran harus diaudit secara detail:

• Apakah tender diumumkan melalui LPSE dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan?
• Apakah penjelasan tender (aanwijzing) dilakukan dengan terbuka dan semua peserta mendapat informasi yang sama?
• Apakah ada proses tanya jawab dan klarifikasi yang terdokumentasi?
• Bagaimana mekanisme pengumpulan dan pembukaan penawaran? Apakah sistem e-procurement berjalan tanpa kendala teknis?

Penting bagi auditor untuk melakukan sampling data peserta, tanggal pengunggahan penawaran, serta memeriksa log aktivitas sistem LPSE. Indikasi intervensi, akses informasi tidak merata, atau manipulasi jadwal tender bisa menjadi temuan audit yang perlu ditindaklanjuti.

6. Evaluasi dan Penetapan Pemenang: Objektivitas dan Kesesuaian Kriteria

Evaluasi penawaran harus dilakukan berdasarkan prinsip transparansi, akuntabilitas, dan keadilan. Auditor perlu menelusuri:

• Apakah tim evaluasi dibentuk dengan SK dan memiliki kompetensi teknis yang sesuai?
• Apakah kriteria evaluasi sudah jelas dan digunakan secara konsisten?
• Apakah berita acara evaluasi menjelaskan setiap keputusan, termasuk penolakan peserta?

Seringkali, masalah muncul ketika evaluasi dilakukan dengan pendekatan subjektif atau tidak berdokumen dengan baik. Oleh karena itu, setiap proses eliminasi atau penetapan pemenang harus didukung oleh bukti nyata seperti tabel evaluasi, checklist teknis, dan dokumentasi korespondensi.

7. Kontrak: Instrumen Hukum yang Menjamin Kinerja

Kontrak menjadi jembatan legal antara pemerintah sebagai pengguna dan penyedia barang/jasa. Auditor harus memastikan bahwa:

• Kontrak disusun berdasarkan template resmi dan mencantumkan semua ketentuan penting.
• Terdapat lampiran yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari kontrak, seperti spesifikasi teknis dan jadwal kerja.
• Kontrak telah disahkan dalam waktu yang ditentukan setelah penetapan pemenang.

Pelanggaran kontrak atau perubahan sepihak tanpa addendum adalah pelanggaran serius. Oleh karena itu, auditor perlu memeriksa apakah proses perubahan kontrak dilakukan sesuai prosedur, dan apakah risiko-risiko hukum telah dianalisis sebelumnya.

8. Jaminan Pelaksanaan dan Pemberian Uang Muka

Audit juga mencakup aspek keuangan, terutama terkait jaminan dan pencairan uang muka. Hal-hal yang harus diperiksa meliputi:

• Apakah penyedia menyerahkan jaminan pelaksanaan dari lembaga keuangan resmi?
• Apakah nilai jaminan sesuai ketentuan, dan masa berlakunya mencakup masa kontrak dan pemeliharaan?
• Apakah pencairan uang muka dilakukan setelah jaminan uang muka diterima?

Risiko moral hazard sangat tinggi pada tahap ini, terutama jika tidak ada kontrol terhadap progres fisik kerja dibandingkan dengan pembayaran yang telah dilakukan. Auditor perlu melakukan verifikasi silang terhadap progres proyek, invoice, dan bukti serah terima.

9. Pembayaran, Serah Terima, dan Pelaporan

Audit terhadap dokumen pembayaran bertujuan untuk memastikan bahwa uang negara dibelanjakan sesuai kontrak. Beberapa elemen penting meliputi:

• Verifikasi invoice dan dokumen pendukung, termasuk berita acara serah terima barang/jasa.
• Verifikasi bukti transfer pembayaran melalui SPM dan SP2D.
• Pemeriksaan kesesuaian antara nilai kontrak, progres pekerjaan, dan nilai pembayaran.

Selain itu, auditor juga harus menilai apakah pelaporan keuangan dilakukan tepat waktu dan mencerminkan kondisi riil. Keterlambatan pelaporan atau laporan fiktif harus dikategorikan sebagai temuan audit besar.

10. Dokumentasi, Evaluasi, dan Lesson Learned

Tahap akhir pengadaan adalah dokumentasi. Sayangnya, banyak instansi yang mengabaikan pentingnya dokumentasi yang rapi dan mudah diakses. Padahal, dokumentasi adalah kunci untuk pertanggungjawaban dan evaluasi:

• Apakah seluruh dokumen pengadaan diarsipkan secara digital dan fisik?
• Apakah ada proses evaluasi kinerja penyedia dan dokumentasi hasilnya?
• Apakah ada lesson learned yang dituangkan dalam laporan sebagai bahan perbaikan tahun depan?

Audit akhir seharusnya menyimpulkan apakah seluruh proses pengadaan mengikuti prinsip efektivitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Temuan harus dikategorikan (minor, major, critical), dan diberi rekomendasi tindakan perbaikan.

Kesimpulan: Checklist sebagai Alat Refleksi dan Penguatan Tata Kelola

Audit dokumen pengadaan bukan semata proses teknis, tetapi merupakan proses strategis yang menentukan kualitas tata kelola instansi pemerintah. ASN sebagai pelaksana pengadaan harus menjadikan checklist audit sebagai instrumen refleksi, kontrol, dan peningkatan berkelanjutan.

Dengan mengikuti checklist yang rinci dan sistematis, ASN tidak hanya mematuhi regulasi, tetapi juga membangun sistem yang antisipatif terhadap kesalahan, efisien dalam penggunaan anggaran, dan kredibel di mata publik. Di tengah tuntutan transparansi dan pengawasan publik yang semakin tinggi, audit bukan lagi beban birokrasi, melainkan bagian tak terpisahkan dari pelayanan publik yang berkualitas.